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學(xué)校政務(wù)公文編排格式
學(xué)校政務(wù)公文編排格式
中小學(xué)政務(wù)公文一般采用無文頭、文號(hào)的非正式簡(jiǎn)化形式，俗稱"白頭文件",僅需對(duì)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)應(yīng)部分進(jìn)行格式規(guī)范。
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1.頁邊與版心尺寸。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm±1 mm,公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm,版心尺寸為156 mm×225 mm.
參考說明：據(jù)上標(biāo)準(zhǔn)，下白邊（俗稱"地腳" ）應(yīng)為35mm,右白邊（俗稱"前口"）為26mm.這樣形成了版面"天寬地窄，左寬右窄"的形式，"天寬"符合傳統(tǒng)習(xí)慣，且為閱讀者批注留白。"左寬"的原因是給裝訂預(yù)留位置。版心即為文本區(qū)、文章區(qū)。
2.字體和字號(hào)。公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字。
3.行數(shù)和字?jǐn)?shù)。一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。
4.文字的顏色。如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
5.頁碼。一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm.單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。
參考說明：
單面印刷時(shí)頁碼居中；加有封面（封皮）的材料，封面頁不加頁碼。
排版時(shí)將頁腳設(shè)置成28mm,即可實(shí)現(xiàn)"一字線上距版心下邊緣7 mm".
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1.標(biāo)題。一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。
參考說明：回行時(shí)，要做到詞意完整。通俗講就是回行不破詞，即一個(gè)完整詞語不能排在兩行。還應(yīng)回避：標(biāo)題首行末不出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，涉及書名號(hào)、引號(hào)不回行。
2.正文。一般用3號(hào)仿宋體字，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。
參考說明：
（1）如果文中結(jié)構(gòu)有兩個(gè)層次的話，層次序數(shù)可以用"一、""（一）",也可以用"一、" "1.".后者是兼顧行文習(xí)慣問題，也能使行文結(jié)構(gòu)比較緊促，但同一文中必須一致。
�。�2）如果小標(biāo)題后另起行行文，則句尾不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
（3）層次序數(shù)"（一）"易標(biāo)注成"（一）、",多加一個(gè)頓號(hào)；"1."易標(biāo)注成"1、",誤將句點(diǎn)用成頓號(hào)。
（4）在具體文檔編輯中，不建議使用計(jì)算機(jī)自動(dòng)編號(hào)作為層級(jí)序數(shù)。建議使用手動(dòng)輸入，層級(jí)序號(hào)與文本屬同一格式，便于編輯。
3.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章。成文日期一般右空四字編排。一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。
成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
5. 特殊情況說明。當(dāng)公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄騿挝宦淇睢⒊晌娜掌跁r(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。
二、實(shí)用文書的編排格式
�。ㄒ唬┌婷鎱f(xié)調(diào)。版面是文件材料的第一印象，版面協(xié)調(diào)美觀，是重視和尊重受閱者的體現(xiàn)，關(guān)系文本承載事務(wù)傳達(dá)、報(bào)告、請(qǐng)示、審批的結(jié)果。天頭、地腳、訂口、切口的設(shè)置，可以參照公文格式或合理調(diào)整，但比例不能失調(diào)。應(yīng)做到正文字號(hào)大小統(tǒng)一、行距統(tǒng)一、段距統(tǒng)一。行寬字大，有松散和人為增加文本厚度感覺，且浪費(fèi)紙張。行窄字小，則給人造成閱讀不便。
學(xué)校文件材料排版中常見的共性問題是：不設(shè)頁邊距，或默認(rèn)頁邊距，天地不分；版心偏大、沒有留白；不設(shè)行距，或默認(rèn)單倍行距；不設(shè)置頁碼位置，默認(rèn)位置偏低。版面設(shè)置不當(dāng)，會(huì)在后期整理檔案裝訂、裁切時(shí)，造成文檔內(nèi)容被遮壓、裁損。學(xué)校常用的計(jì)劃、通知、總結(jié)、方案、匯報(bào)、制度、經(jīng)驗(yàn)材料等，應(yīng)注重以上原則。
�。ǘ┬形囊�(guī)范。首先，符合漢語言應(yīng)用文格式規(guī)范。行文格式規(guī)范是學(xué)校文件材料底線標(biāo)準(zhǔn)。如，避免出現(xiàn)層次序號(hào)混亂、段首不空兩字等常識(shí)性問題。文本中數(shù)字的運(yùn)用，具體在什么情形下用阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字?jǐn)?shù)字，都要遵循規(guī)范。其次，細(xì)節(jié)問題要協(xié)調(diào)統(tǒng)一。標(biāo)題字體、小標(biāo)題字體、正文正確運(yùn)用標(biāo)宋、黑體、楷體、仿宋等常用字型，少用或不用美術(shù)字、廣告字、特效字和書法字。教師個(gè)人的文書，諸如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)設(shè)計(jì)、學(xué)案、總結(jié)、課題報(bào)告、交流文稿、事跡材料等，都應(yīng)做到相對(duì)規(guī)范，力求文本內(nèi)容和編排形式相得益彰。
�。ㄈ﹦�(wù)實(shí)靈活。近年來，學(xué)校在某些實(shí)用文書的編排和印制上，進(jìn)行了積極的創(chuàng)新和有益的探索。如致家長(zhǎng)信、學(xué)生通知書、宣傳資料等，綜合運(yùn)用了圖文、圖表混排的廣告宣傳策略，突破了原有固化、呆板的格式。如果運(yùn)用得當(dāng)，會(huì)有效提升效果。此類形式，要在遵循文本規(guī)范和審美原則上進(jìn)行創(chuàng)意，不花里胡哨，不繁瑣雜亂，力求整體效果簡(jiǎn)明大方、精美雅致。
總之，教育行業(yè)從業(yè)人員屬于技術(shù)崗位人員，在學(xué)校管理和教師教學(xué)中形成的文書材料，具有學(xué)術(shù)性、技術(shù)性和人文性的共同特征。文書材料格式規(guī)范，有利于教育教學(xué)工作實(shí)際應(yīng)用，有助于學(xué)習(xí)、研究、交流、共享。
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