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新秘書從四個方面提升自身工作能力容易入門
新秘書從四個方面提升自身工作能力容易入門
文秘工作是辦公室工作的重要組成部分。對于一個剛踏進工作崗位的文秘人員來說，如何提升自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，不斷增強辦事效率和服務(wù)水平，是每個初級文秘工作者必須思考和解決的問題。常言道：工欲善其事，必先利其器。個人認(rèn)為，初級文秘者應(yīng)從確立目標(biāo)、強化學(xué)習(xí)、提高寫作水平及交際能力等方面扎實做起，不斷提高對文秘崗位的認(rèn)識，不斷提升專業(yè)水平能力。
一、文秘工作現(xiàn)狀
由于受就業(yè)壓力影響，很多人不能選擇自己所學(xué)專業(yè)相關(guān)的職業(yè)，這樣，從業(yè)文秘人員不具備秘書職業(yè)資格的現(xiàn)象很普遍，加上很多單位和部門，對文秘工作的重視也不夠，沒有組織行之有效的職業(yè)資格培訓(xùn)。另外，由于辦公室工作繁瑣雜碎，很多文秘工作缺乏獨立性以及過于泛化，很多在職人員感覺不到大的成就感，導(dǎo)致文秘人員流動性很大，使得文秘隊伍實踐能力不足，競爭意識不強等問題突出。因此，文秘隊伍存在著業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象，在職文秘工作人員基本素質(zhì)大打折扣，服務(wù)水平較差。
二、初級文秘提升工作能力的措施
（一）科學(xué)定位，樹立起明確目標(biāo)
在《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上 "秘書"是這樣定義的：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施服務(wù)的人員。但在實際工作中，很多人感受不到協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理重大事務(wù)及決策等職能，而是每天徘徊在文件收發(fā)、撰寫會議紀(jì)要及簡單的文字材料、檔案管理及其他日常服務(wù)性工作中。一般來說，文件收發(fā)、檔案管理和撰寫材料等不同"板塊"又會分配給不同人員。這樣，很多在職文秘人員都會覺得工作量太少，很多時候會無所事事。這樣就很容易陷入沒有成就感甚至走向懶散的狀態(tài)，最終憑借一杯茶和一臺電腦來打發(fā)掉大部分時間�？伤自捳f：少年易學(xué)老難成，一寸光陰不可輕，對于剛踏上工作崗位的人來說，其實正是學(xué)習(xí)和鍛煉的最佳時機。但如果對自身工作認(rèn)識不清，對自己要求不嚴(yán)，往往會覺得不知道學(xué)什么和做什么的問題，三年五載后，很多人還是和剛工作一樣，"沒思想、沒技能和沒能力"的"三無"人員。其實，文秘還要從等級上劃分，一般可分為初級秘書、中級秘書和高級秘書三個類別。對于剛走上崗位的初級文秘人員，只要具備了基本的辦公軟件操作能力，最基本的應(yīng)用寫作能力，就可以勝任工作，但對于高級文秘，不僅對辦事能力及應(yīng)用寫作能力有更高的要求，而且對法律、稅務(wù)、金融等各方面知識要掌握了解，才能具備為領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)及決策的能力。
另外，文秘人員要時刻謹(jǐn)記自己的職業(yè)角色。文秘盡管擔(dān)任著為領(lǐng)導(dǎo)決策的職能，但這個決策只是起參謀的作用，文秘工作"輔助領(lǐng)導(dǎo)"的本質(zhì)亙古未變，在日常的工作中，文秘工作者不能出現(xiàn)擅自為領(lǐng)導(dǎo)決策或者行使權(quán)力的越職行為。文秘是一個默默無聞的幕后工作者。
秘書是一項瑣碎繁雜的工作。作為初級文秘人員，要對文秘工作有個科學(xué)的定位，真正理解文秘的性質(zhì)。"不想做將軍的士兵不是好士兵",我想說的是，不想做一個優(yōu)秀的高級秘書的文秘不是好文秘。每個人的一生是短暫的，能用于工作的時間更是短暫的，我們應(yīng)該具備干一行，愛一行的職業(yè)道德，在平凡的崗位中，既能兢兢業(yè)業(yè)，又能開拓創(chuàng)新，在社會中做出自己的一番貢獻。
�。ǘ┣阢@務(wù)實，從點滴中鍛煉成長
目前受就業(yè)形勢的影響，許多大學(xué)畢業(yè)生不能選擇與自己專業(yè)對口的職業(yè)，而是從事了秘書行業(yè)。同時，由于缺乏實踐工作經(jīng)驗，文秘人員對日常工作都需要經(jīng)歷一個不熟練到熟練、不老練到老練的過程。俗話說：書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟。對日常工作要用一顆細(xì)膩的心多看、多學(xué)、多問，只有通過堅持不懈的努力，工作才能得心應(yīng)手。
一方面要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)辦公技能。一是能熟練掌握辦公軟件及辦公設(shè)備。靈活運用office、wps等辦公軟件進行文字處理、表格制作、簡單的數(shù)據(jù)庫操作等以及對傳真機、打印機、投影儀、攝影機等辦公設(shè)備能熟練操作。當(dāng)今世界是科技技術(shù)迅速發(fā)展的時代，軟件和設(shè)備更新周期越來越短，但日常事務(wù)處理中，每天都離不開它。這要求文秘能用心地學(xué)習(xí)和靈活的運用。因為這些辦公工具不僅能優(yōu)化辦事效率，而且還能提高辦事質(zhì)量。二是快速掌握辦公流程的同時巧妙利用辦公技巧。文秘是一份檢驗人細(xì)心和耐心的活兒。對于剛走上崗位的文秘來說，向有經(jīng)驗的人耐心學(xué)習(xí)辦事流程，細(xì)心體會辦事技巧，是走向成熟的有效捷徑。文秘人員在日常的公文處理、檔案管理及其它服務(wù)工作中就要很好的掌握流程和技巧，只有這樣才能不誤時機、影響大局。例如公文處理，在進行下載到存檔的過程，一定要注意文件的緊急程度及督辦力度，保證傳閱過程中不丟失，其中的細(xì)節(jié)方面更需要細(xì)致耐心和相關(guān)技巧。
另一方面學(xué)習(xí)了解相關(guān)政策法規(guī)。為領(lǐng)導(dǎo)參謀建議及起草公文是秘書的重要職責(zé)，但不管是參謀建議還是起草公文都要求能熟悉基本的政策知識和法律法規(guī)知識。這就要求文秘人員能勤看報紙、電視，勤于了解國際、國內(nèi)形勢，掌握黨和國家的相關(guān)路線、方針和政策。秘書"說話做事"決不能違背國家法規(guī)和政府的政策精神，為適應(yīng)將來更高目標(biāo)的實現(xiàn)，學(xué)習(xí)并掌握政策制定方面的知識是初級文秘的必修課。一名有干練和魄力的秘書，是在學(xué)習(xí)和實踐的點滴中不斷磨礪鍛煉出來的。
�。ㄈ┣谟诰毠P，厚積薄發(fā)待時展
杰出的寫作能力是文秘人員應(yīng)具備的重要素質(zhì)。公文起草、領(lǐng)導(dǎo)講話、總結(jié)計劃及各類宣傳稿件等，無不體現(xiàn)出文秘人員的文字功底和寫作能力。"木無本必枯，水無源必竭",文秘要想寫出優(yōu)秀的文章，就要在鍛煉的同時學(xué)會不斷的積累材料和積累技巧。首先是積累材料。"不積跬步，無以至千里；不積小流，無以成江海",材料積累是文秘做好文稿寫作的基礎(chǔ)。平時看書看報時，可以把佳詞麗句、名言名段摘抄出來，把有啟發(fā)性的文章剪切出來。上網(wǎng)瀏覽時，可以對網(wǎng)絡(luò)信息進行披沙揀金、去蕪存精，搜集一些對自己寫作有幫助的文本文檔和圖片資料。同時，對這些搜集到的材料，要進行分類整理，以便加強記憶和隨時查閱。其次是積累技巧。公文寫作同求學(xué)期間應(yīng)試考試寫作及自己隨性而發(fā)的寫作是有本質(zhì)區(qū)別的。作為文秘，不僅要客觀的審視這一體裁，而且要學(xué)會不斷的總結(jié)經(jīng)驗。在平常起草公文、撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料時，要追求"求真、求深、求短和求鮮"的文風(fēng)，學(xué)會用科學(xué)理論武裝頭腦，馬克思主義方法論指導(dǎo)實踐，不斷提高自己的寫作能力。文秘這支"筆桿子"不僅能很好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，而且能更好地為基層、為群眾說話。最后是積累語感，形成敏捷思維。盡管網(wǎng)絡(luò)時代能為我們寫作提供大量的信息，但要要形成自己的思想和見地還是需要不斷積累和培養(yǎng)的。古人云："讀書破萬卷，下筆如有神。"多讀書，能開闊眼界，多品讀，能讓我們感知語言世界的神韻。在工作之余，除了要廣泛涉獵各種書籍外，還應(yīng)該"獨有情鐘",因為只有反復(fù)品讀，爛熟于心，工作中才會靈感頻現(xiàn)，思維才會敏捷活躍，獨辟見解才會橫空出世。
積累和寫作是文秘生活中的重要組成部分，兩者相輔相成，文秘應(yīng)學(xué)會在積累中不斷提高寫作的能力，在寫作中不斷學(xué)會積累實用的材料，這樣才能培養(yǎng)出出口成章，下筆成文的工作素養(yǎng)和能力。
�。ㄋ模┧茉煨蜗�，大方得體的交際能力
文秘工作不僅要上傳下達(dá)，而且要對外接待，培養(yǎng)大方得體的交際能力是一門必修課。一個人的氣質(zhì)主要是從一舉一動、一言一語中得以展現(xiàn)的。對于男秘書來說，穿上西裝革履系上領(lǐng)帶，理個精神點的頭發(fā)，形象就能煥然一新。但要想成為一名優(yōu)雅大方的女秘書則沒這么簡單，俗話說，"十分人品，三分內(nèi)在七分打扮",可見衣著打扮對女士精神氣起著十分重要的作用，女文秘應(yīng)根據(jù)不同氣候、場合來選擇自己的衣著，同時，還要注重自己的妝容，這樣不僅能給辦公室增添色彩與活力，而且能給領(lǐng)導(dǎo)、同事及客戶展現(xiàn)出得體大方的形象。其次學(xué)會察言觀色。文秘要學(xué)會從觀察別人的言語臉色來揣摩對方的心理。學(xué)會"聽"不僅是促進交往的重要手段還是一門藝術(shù)。不管是傾聽領(lǐng)導(dǎo)交待某事或是接待客戶時，我們都要用心的聽，聽出其中的意圖 ,同時，加以恰當(dāng)?shù)哪抗饨涣骱偷皿w的身體語言，不僅能把自己的真誠和感情傳達(dá)給對方，更為重要的是，說話者會有被尊重的感覺和知遇之恩。最后是恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)能力。一個人的說話能力可以反映出他的綜合素質(zhì)水平。文秘人員不僅涉及的面廣，而且接觸的人員復(fù)雜，要想把諸多事務(wù)處理得體，把復(fù)雜關(guān)系理順。文秘在表達(dá)時要注意言語的簡潔得體，以及要有較強的應(yīng)變能力。在向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況或向同事傳達(dá)指示時，要注意語言的清晰、簡潔和富有邏輯性；在處理突發(fā)事件時，要沉著善斷，體現(xiàn)大局的能力；在面對難堪場面時，要有委婉圓場的能力。
記得有這樣一句話："文秘像政治家一樣有靈敏的頭腦；像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人；像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度；有良好的速記能力以及文字功夫；諳熟各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系；能熟練地使用各種辦公自動化設(shè)備；具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識；能熟練地對各種文件資料進行整理歸類。"可見，文秘工作本身是豐富的，對從業(yè)人員的要求也是全面的。對于初級文秘人員來說，加強學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，不僅是在文秘行業(yè)中不斷前進的助推器，也還是適應(yīng)經(jīng)濟社會不斷發(fā)展的需要。
參考文獻：
[1]秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)，國家勞動部，1998
[2]秘書，《秘書》編輯部，2011（1），2011（2）
[3]秘書之友，《秘書之友》編輯部，2011（1），2011（2）
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