- 相關推薦
例說緊急信息的擬寫與報送
例說緊急信息的擬寫與報送
作者/段曹鋼
緊急信息是反映事前未有預測且具有較大偶然性和突發(fā)性重大緊急情況的信息， 如重大自然災害、重大傷亡事故、嚴重違法違紀案件等。對于上報單位來說， 緊急信息往往屬于負面信息。因此， 緊急信息的擬寫和上報可以說是對信息工作者的考量， 也是對單位負責人的考驗。以下是某校前后兩天上報的兩則學生非正常死亡的信息， 通過分析比較， 我們認為緊急信息擬寫和報送應該做到標題簡明規(guī)范、內(nèi)容清楚完整、表述準確精要、報送迅捷及時。
例1：
關于學生張××
在開展體能測試中猝死情況的匯報
省教育廳：
2012 年11 月18 日下午學院按教學計劃組織大一、大二學生進行體能測試。下午1時20 分， 我院信息技術與應用系2012 級移動通信班學生張×× （男） 在進行一千米項目測試到五百米時， 突然暈倒在地， 現(xiàn)場師生立即進行救護， 并撥打120， 迅速將其送到東方醫(yī)院。經(jīng)搶救近二個小時后， 醫(yī)生宣布張××死亡， 醫(yī)生診斷為猝死。學院立即通知學生家長。目前， 高教辦、當?shù)嘏沙鏊谂浜衔以哼M行善后工作。
××學院
2012年11月18日
例2：
××學院關于學生張×××
在“學生體質(zhì)健康測試” 中猝死情況的報告省教育廳：
2012 年11 月18 日， 我院按照教學計劃組織學生體質(zhì)健康測試。下午1 點20 分， 信息技術與應用系2012 級××班學生張××因個人身體原因， 在1000 米測試中非正常死亡�，F(xiàn)將具體情況報告如下：
學生張××（男， 20 歲） 在1000 米測試項目中跑至500 米時突然摔倒， 隨后， 在場的體育教師感到學生張××當時情況危急， 立即通知學院醫(yī)務室值班醫(yī)生， 同時撥打120 請求急救。校醫(yī)很快趕到現(xiàn)場， 在施救時， 120 急救車到來后， 張××被快速送到東方醫(yī)院搶救。在急救室經(jīng)過2 個多小時搶救， 至15 點30 分，醫(yī)生宣布張××死亡。醫(yī)生初步診斷死因是體內(nèi)血管爆裂。
學生體質(zhì)健康測試前2 周， 負責測試的學院體育教研室和班主任書面并口頭通知學生：身體如有疾病， 不適合某項運動的， 可免于參加， 但張××沒有提出不參加測試的要求。
事情發(fā)生后， 負責測試的體育教研室教師第一時間通知學院領導。學院的四位領導迅速趕往東方醫(yī)院， 迅速成立了接待組、聯(lián)絡組和維穩(wěn)工作組開展相關工作， 在通知學生家長的同時， 向××高教園區(qū)辦公室、當?shù)嘏沙鏊�、市教育局報告情況。(公文范例 m.panasonaic.com)高教園區(qū)領導、派出所所長均趕往醫(yī)院， 協(xié)助我們處理。教育局領導專門對事情處理工作提出了四條意見。期間， 我們電話報告了省教育廳值班室。
面對本次學生因自身身體原因引發(fā)的非正常死亡， 學院本著以人為本、關愛學生的態(tài)度認真做好各項工作。目前， 學生家長情緒比較穩(wěn)定， 在校師生情緒穩(wěn)定， 學院的教學秩序保持常態(tài)。
11月19日上午9點， 學院召開了各分院系部黨總支支部書記會議， 學院主要領導向與會人員通報了事情經(jīng)過， 并妥善安排各項善后工作， 要求各單位加強安全防范教育， 做好校園師生安全和穩(wěn)定工作。
特此報告
2012年11月19日
一、標題應簡明規(guī)范
撮要顯旨是對文章標題寫作的一項基本要求。信息作為應用文書， 有短小精悍的“輕騎兵” 之稱， 要求簡潔明了、言簡意賅。通過對比， 以上兩則信息標題采用的都是“單位名稱+ 事由+ 文種” 的模式， 兩相比較， 例1 是省略式標題， 例2 是完全式標題， 后者顯得更加清楚明白。例1 中的“匯報” 一詞屬于口語，不是規(guī)范的文種。盡管兩則信息分別寫成了“匯報” 或“報告”， 但是， 通過考察信息本身的非公文格式、沒有單位印鑒和負責人簽名、采用的是專報渠道， 語言平白樸實而非莊重嚴肅， 可以認為， 以上兩則例文既非“報告” 亦非新聞報道， 而是信息。緊急信息標題要求高度概括全文內(nèi)容， 讓人一看標題就基本能了解個大概， 因此以上兩則信息的標題均可以改為“××學院積極妥善處理一學生猝死事宜”， 這樣更能突出信息的針對性、實用性和可讀性，也更加符合信息的文體特征。
[NextPage]
二、內(nèi)容應清楚完整
（一） 緊急信息內(nèi)容要具有一定的思想性一篇文章要有思想性， 一則信息同樣要有思想性。信息工作者要明確信息處理和報送的目的， 這是信息主題思想的體現(xiàn)。信息主要供領導了解下情、發(fā)現(xiàn)典型、總結經(jīng)驗和輔助決策之用， 因此， 信息工作者必須想領導之所想，報領導之所需， 也就是要反映領導需要知道、需要領導知道的信息內(nèi)容， 充分考慮信息接受者的需要， 真正做到有的放矢。決策是領導者的基本職能�，F(xiàn)代科學管理， 實際上就是對信息的收集、加工和利用， 或者說是依據(jù)準確、全面的信息， 適時作出科學決策， 借以對整個系統(tǒng)進行適當?shù)谋O(jiān)測和控制， 以期達到預定的目標。可以說信息是領導決策的基礎。緊急信息上報時限性比較強， 具有一定的格式規(guī)范，要求主題突出， 簡明扼要。通過比較， 以上兩則信息的文字都不多， 兩則信息總共不到1000字， 整體來看基本事實清楚， 符合簡潔明了的要求。
（二） 緊急信息結構必須完整
人常說“麻雀雖小， 五臟俱全”。緊急信息雖然篇幅短小， 但內(nèi)容和結構同樣必須完整。緊急信息中包含的“何時、何地、何人、何事、原因、結果” 等要素必須完備， 也就是說， 上報的每一條信息必須把事實交代清楚， 決不能出現(xiàn)事實不清、缺詞少句現(xiàn)象， 否則極易導致誤解， 甚至會產(chǎn)生嚴重后果。對比上面兩則信息不難發(fā)現(xiàn)， 例1 的主要問題在于： 第一， 對于死亡的原因沒有交代； 第二， 對于死者家屬的情緒沒有說明。上級教育行政部門對于學生在校內(nèi)非正常死亡這種人命關天的大事， 肯定是十分關注和重視的。結構的不完整， 導致以上兩個“不明”， 必然令上級部門產(chǎn)生深深的擔憂， 特別是對學校正常秩序和社會影響的擔憂。第一則信息上報后， 省教育廳領導迅速作出批示， 要求學校深入調(diào)查， 進行案例分析。第二則信息上報后， 反饋的結果是“妥善處理善后，保持校園平安穩(wěn)定”。這說明， 緊急信息的重要內(nèi)容必須清楚、完整。
三、表述應準確精要
�。ㄒ唬� 緊急信息表述要準確
信息和所有應用文章一樣， 講究語言的實用性、無歧義性。緊急信息是領導決策的重要依據(jù)， 要求表述直截了當、精準無誤。上報緊急信息的目的， 就是讓上級領導查情訪實， 把握情況， 盡快了解事情的真相和本質(zhì)， 真正了解事情的全過程。信息工作者要加強職業(yè)道德修養(yǎng)， 強化責任意識和敬業(yè)精神， 在處理信息的過程中， 始終保持中立態(tài)度， 不偏不倚， 不受外界影響， 不帶個人的感情色彩， 力求實事求是、客觀公正。對信息素材中的每一個時間數(shù)字、統(tǒng)計數(shù)據(jù)以及人名、地名要反復核實，做到真實可靠、準確無誤。在遣詞造句、語法修辭中， 不發(fā)生任何差錯， 力求做到文從字順、規(guī)范嚴謹。
�。ǘ� 緊急信息語言要精要
精要就是精粹切要、精練扼要。緊急信息要以短平快的方式， 以最少的文字反映領導最關切或者最急需知曉的情況， 就必須抓住要點，突出重點。因此， 在信息寫作中就要用最精練的語言傳達最實用的內(nèi)容， 達到最大化的實際效果。要摒棄華麗的詞藻和過多的修辭， 以客觀事實數(shù)據(jù)說話， 不用歧義句式和歧義詞語，保持語言準確、樸實、莊重、簡潔。相比較而言， 例2 中“在急救室經(jīng)過2 個多小時搶救，至15 點30 分， 醫(yī)生宣布張××死亡。據(jù)醫(yī)生初步診斷， 死因是體內(nèi)血管爆裂” 這段話， 不足50 字， 把死亡宣布者（醫(yī)生） 的權威身份、死亡時間、死亡原因交代得非常清楚。語言簡潔直白， 很有說服力。
四、報送應迅捷及時
緊急信息歷來是各級領導高度重視的信息。各級部門為加強緊急突發(fā)事件的應急管理工作，出臺了一系列制度， 要求各級部門從講政治、講大局的高度， 以對黨、對人民高度負責的態(tài)度， 及時、準確、全面報道突發(fā)事件信息， 充分發(fā)揮突發(fā)事件信息的“耳目” 作用�；鶎有畔⒐ぷ髡邔τ谀切┌l(fā)生突然、影響重大的緊急情況， 特別是“火燒眉毛” 的重大事故和一些帶有苗頭性和傾向性的重要信息， 一定要立即組織上報， 并加強對事態(tài)后續(xù)發(fā)生情況的跟蹤反饋， 確保上級領導及時處置、迅速控制事態(tài)，有效掌控大局。
比較上面兩則信息可以發(fā)現(xiàn)， 例2 中補充和豐富了例1 中的不足： 第一， 比較客觀地說明了學校應對和處置突發(fā)緊急事件是及時的，也是非常有效的； 第二， 交代測試前的書面和口頭通知， 以及死者沒有提出自己不適宜參加測試申請的內(nèi)容， 規(guī)避了學校的部分責任； 第三， 補充交代先向高教園區(qū)、當?shù)嘏沙鏊�、教育局報告�?后向省教育廳報告， 體現(xiàn)了校方事件處理程序的規(guī)范性和嚴肅性； 第四， 補充交代的“學生家長情緒比較穩(wěn)定， 在校師生情緒穩(wěn)定， 學院的教學秩序保持常態(tài)” 的內(nèi)容， 這是緊急事件處理的根本目的， 也是上級領導最關注的內(nèi)容。這幾處內(nèi)容的補充， 使得后續(xù)信息顯得更加完整。
信息工作無小事。緊急信息的擬寫和報送必須嚴格按照規(guī)范和制度操作， 真正做到“快、準、精、全”。“快”， 就是及時快捷， 嚴格按照規(guī)定時限、規(guī)定格式上報， 建立責任追究制度； “準”， 就是表達準確， 報送內(nèi)容準確， 組織核查準確； “精”， 就是重點突出， 短小精悍， 語句精要； 全， 就是信息內(nèi)容全面， 結構完整， 重要信息和內(nèi)容不缺不漏�？傊� 我們要做好上級的“耳目”， 充分發(fā)揮（緊急） 信息的作用， 幫助領導及時科學決策。
參考文獻：
�。�1］茍興東。突發(fā)事件信息報告工作中的三大誤區(qū)與三條主線［J］。秘書之友，2012（6）。
�。�2］戴金成。做好信息工作需從四個方面下功夫［J］。秘書之友，2011（12）。
［3］翼飛。正確把握黨委信息的內(nèi)容和形式——關于信息工作的實際操作問題［J］。辦公室業(yè)務，2011（3）。
�。�4］張波。政務信息寫作必須注意“四點”［J］。秘書之友，2011（7）。
［5］林彬。怎樣才能提高信息的采用率［J］。辦公室業(yè)務，2012（3）。
（作者單位：浙江育英職業(yè)技術學院）
【例說緊急信息的擬寫與報送】相關文章：
“偶合”例說08-17
“示例”例說08-17
“諷誦”例說08-15
“回環(huán)”例說08-07
名勝聯(lián)例說08-17
“思鄉(xiāng)詩”例說08-17
“列異”例說08-17
用典聯(lián)例說08-17
“襯跌”例說08-17