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如何評估ERP實施帶來的隱性成本
ERP項目的成功實施會給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益和社會效益，但是由此帶來的一系列額外投資也是非常巨大的，而這些額外投資往往是由于企業(yè)在項目規(guī)劃時忽視了ERP實施帶來的隱性成本造成的。在進行ERP系統(tǒng)導(dǎo)入時，企業(yè)若能事前對隱性成本進行正確評價，對后續(xù)系統(tǒng)的完整性和系統(tǒng)上線后的可控性將會帶來莫大的幫助。因此企業(yè)在進行ERP項目規(guī)劃時，應(yīng)該充分考慮到由ERP實施帶來的隱性成本。
實施過ERP的企業(yè)都有這樣的體會，經(jīng)常會低估或漏掉某些成本。其實企業(yè)實施ERP突破原預(yù)算，主要是由于企業(yè)對ERP的隱性成本沒有正確估計。通常實施ERP的成本費用包含顯性成本和隱性成本兩部分，其中顯性成本包括硬件、軟件、外部專業(yè)咨詢費、內(nèi)部人員的工資福利和軟件的安裝、維護、升級及業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)優(yōu)化等。這些因素，企業(yè)在進行ERP項目規(guī)劃時通常會考慮得非常清楚，而對于隱性成本，企業(yè)往往會有所忽視。筆者認為，由ERP實施帶來的隱性成本包含以下10方面：
過低估計培訓(xùn)費用
實施過ERP的企業(yè)均認為，培訓(xùn)費用是最難控制的預(yù)算。一般來說，在進行ERP規(guī)劃時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不會完全忽視培訓(xùn)費用，但往往會低估培訓(xùn)費用。培訓(xùn)費用之所以高是因為除了學(xué)習(xí)軟件界面外，幾乎每個員工都必須學(xué)一套全新的業(yè)務(wù)流程。以工廠裝卸工為例，在ERP系統(tǒng)中，原來的工人變成了會計——因為這位職員是將新存貨直接鎖進了一個活的系統(tǒng)，一丁點兒錯誤都將立即對帳簿產(chǎn)生影響。一旦每位員工都有權(quán)進入系統(tǒng)，工廠的數(shù)據(jù)復(fù)核員就不能像以前那樣簡單、成批地查看數(shù)據(jù)；如果需要的話，他們必須能夠查明每一筆數(shù)據(jù)錄入的來源去證明其正確性。
其實，ERP本身的技術(shù)不是很多,軟件的安裝、運行也不是很難，但是它強迫你在管理上要做許多改變，這種改變所需的費用應(yīng)包含在培訓(xùn)費用預(yù)算內(nèi)。
集成和測試
ERP軟件之間或與企業(yè)其它應(yīng)用軟件之間的集成和測試成本是另一個容易被低估的部分。一個典型的制造企業(yè)會用到很多附加的應(yīng)用軟件，如后勤、稅務(wù)、生產(chǎn)規(guī)劃和條形碼處理等，如果再加上核心ERP軟件包的客戶化，則系統(tǒng)的集成、測試和維護成本就會像脫韁的野馬，一發(fā)不可收拾，因此企業(yè)必須正確評價其成本。
客戶化
在實施過程中，企業(yè)應(yīng)盡量避免許多昂貴的核心ERP軟件的客戶化工作。由于整個ERP軟件是一個緊密聯(lián)系的有機整體，客戶化會影響ERP系統(tǒng)的每個模塊，客戶化之后，ERP軟件包的升級將變得不現(xiàn)實。如果要對ERP軟件包升級，企業(yè)不得不重新進行客戶化工作。一般情況下，ERP廠商不會對客戶化工作提供支持，企業(yè)必須雇傭另外的開發(fā)人員進行客戶化工作，而且需要開發(fā)人員繼續(xù)做以后系統(tǒng)的運行維護工作。
數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換
從原系統(tǒng)向ERP系統(tǒng)轉(zhuǎn)移企業(yè)的信息，包括顧客和供應(yīng)商記錄、產(chǎn)品設(shè)計數(shù)據(jù)等等，要花費大量資金。其實原系統(tǒng)中大多數(shù)數(shù)據(jù)都存在著這樣那樣的問題，但要公司接受這個事實就像要家長承認他兒子缺心眼一樣困難。大多數(shù)公司一直要等到把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到ERP軟件包要求的新客戶服務(wù)器時，才承認他們的數(shù)據(jù)確實缺陷不少，其結(jié)果很可能低估了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移的成本。另外，即使是正確的數(shù)據(jù)也必須接受檢驗，使之與ERP實施所要求的流程修正相匹配。
數(shù)據(jù)分析
在ERP軟件中，你能做任何你想做的分析——這種思想是對ERP的一種誤解。在分析時，企業(yè)常常需要把ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與其他系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)相結(jié)合。有繁重分析需求的企業(yè)在作ERP預(yù)算時應(yīng)充分考慮建立數(shù)據(jù)倉庫的成本，而且應(yīng)知道使它平穩(wěn)運行所需的大量工作。在一個大公司中，由于數(shù)據(jù)倉庫巨大，每天更新數(shù)據(jù)倉庫中所有的ERP數(shù)據(jù)是一項很困難的工作，同時ERP系統(tǒng)不善于辨別每天哪些信息需改變，這使得選擇數(shù)據(jù)倉庫的更新很困難。一種解決方案是用戶自己編程，但這筆費用很昂貴。明智的人在確定預(yù)算之前會控制所有的數(shù)據(jù)分析需求。
ERP咨詢顧問的成本
眾所周知，ERP咨詢也是一項非常大的開支。但是為避免高額的咨詢費而選擇知名度不高的ERP軟件并不是明智之舉。
當用戶沒有在合同中注明解雇條款時，咨詢費用可能超支。為了避免產(chǎn)生這樣的后果，建議企業(yè)在培訓(xùn)內(nèi)部職員時，應(yīng)明確規(guī)定其咨詢公司應(yīng)達到的目標，并在咨詢合同中包括咨詢成果的檢驗條款，比如規(guī)定公司多少職員應(yīng)通過項目管理領(lǐng)導(dǎo)水平測試——使顧問工作標準化，顧問成本的范圍才能有所掌握。
骨干人員的替換
實踐告訴我們，ERP的成功實施依賴于參與項目的人員均來自業(yè)務(wù)部門和信息部門的骨干精英。由于軟件過于復(fù)雜、業(yè)務(wù)調(diào)整幅度較大，很難保證所有骨干都能勝任該項目。每個企業(yè)都必須準備面對這樣一個嚴酷的現(xiàn)實，即在項目實施結(jié)束時相當?shù)囊慌歉蓪⒈惶鎿Q。此外，雖然ERP市場不像以往那樣紅火，但是那些流失了骨干人員的咨詢公司和其它企業(yè)仍會利用高薪和厚獎來挖ERP應(yīng)用企業(yè)的墻腳。為留住ERP人才，企業(yè)應(yīng)該制定新的工資標準和獎勵制度。如果任由他們流失，企業(yè)將不得不花兩倍的薪水再去聘請ERP專家來作咨詢。
實施隊伍無休止的工作
大多數(shù)企業(yè)傾向于像對待其它軟件項目那樣對待ERP實施小組，一旦軟件安裝完畢，小組就地解散，其成員各就其位。但是ERP項目不能這樣，小組成員對于ERP系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)實在太寶貴了。由于在ERP軟件安裝完成后還有很多工作要做，企業(yè)不應(yīng)該急于將其項目組成員派回到原來的工作崗位。不幸的是，企業(yè)的信息部門很少考慮到ERP軟件安裝后大量的維護工作，在啟動ERP項目時能將這些成本納入項目預(yù)算的就更少了。
漫長的ERP投資回報率
ERP實施很容易被傳統(tǒng)軟件開發(fā)項目所誤導(dǎo)，認為只要導(dǎo)入ERP系統(tǒng)就能馬上獲利，這樣的期望并不適合ERP，企業(yè)只有通過系統(tǒng)長期的運行，并能專注流程的改造，才能獲得真正的價值，而項目開發(fā)組亦要投入大量心血才能得到應(yīng)有的回報。
ERP實施后的不景氣
ERP系統(tǒng)的實施很有可能導(dǎo)致運作面的荒廢。美國Deloitte顧問公司對于財富五百大中64家企業(yè)進行的問卷調(diào)查顯示，四分之一的廠商承認在實施ERP過程中，經(jīng)營績效不升反降，其原因在于ERP實施后每個人做事的方法與實施前的做法有較大差別，當企業(yè)從業(yè)人員尚未熟悉新的工作方式，企業(yè)的災(zāi)難可能隨即而來。企業(yè)高層主管在ERP系統(tǒng)建立初期，應(yīng)更專注于系統(tǒng)的運行工作，減少災(zāi)難發(fā)生的幾率。
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