省級圖書館地方文獻(xiàn)的搜集、整理和利用

[摘要] 本文從省級圖書館的角度出發(fā)，在地方文獻(xiàn)傳統(tǒng)工作模式的基礎(chǔ)之上，對其搜索征集、加工整理、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)．提出了一些新的觀點(diǎn)和方法。

一個(gè)省圖書館之所以區(qū)別于他省圖書館，其主要征別，即在于該省圖書館所收藏的具有地方特色的文獻(xiàn)資料。省級圖書館中地方文獻(xiàn)的收藏，是該省區(qū)域內(nèi)政治經(jīng)濟(jì)、文化藝術(shù)、教育科技、歷史地理、民俗民情等方面的綜合反映；是一個(gè)省之內(nèi)社會百科的歷史記錄；是省級圖書館藏書的主要內(nèi)容和重要的組成部分。由此可見，地方文獻(xiàn)在省級圖書館中的地位是何等的重要，故圖書館界中之先賢和當(dāng)今有識之上，一直都非常重視地方文獻(xiàn)工作，并為之搖旗吶喊、身體力行，為我國省級圖書館地方文獻(xiàn)的建設(shè)作出了極大的貢獻(xiàn)。

既然地方文獻(xiàn)對于省級圖書館如此之重要，那么地方文獻(xiàn)的搜索征集、加工整理和開發(fā)利用這三項(xiàng)基本工作完成得好壞，則直接影響到地方文獻(xiàn)的質(zhì)量、能量和價(jià)值，同時(shí)也反映出省級圖書館藏書的內(nèi)在檔次和水平。

1 地方文獻(xiàn)的搜索征集

目前，地方文獻(xiàn)的搜索征集存在著諸多難點(diǎn)。其一，不少負(fù)責(zé)地方文獻(xiàn)征集的人員缺乏對本省地方文獻(xiàn)出版情況整體的了解和把握，尤其是非省會的出版物更是所知寥寥，很難做到有計(jì)劃、有方向、更全面、更具體地進(jìn)行征集工作。其二，地方文獻(xiàn)作為省級圖書館的最基本的收藏內(nèi)容之一，尚未被全社會所認(rèn)識，即便是一些文化單位和文化人士對此也不甚了解，很少有人主動與圖書館聯(lián)系，呈繳有關(guān)的文獻(xiàn)資料。其三，地方文獻(xiàn)中非出版物例如名人的手稿和筆記、政府內(nèi)部的有關(guān)行文、鄉(xiāng)村里的村志和族譜，浩如煙海、綜跡難覓。

搜索征集地方文獻(xiàn)既有這么多難點(diǎn)，作為省級圖書館和征集人員應(yīng)該如何排除困難，努力在最大范圍內(nèi)和最大可能的情況下，盡量全面地、系統(tǒng)地搜索征集地方文獻(xiàn)呢？

1．1加強(qiáng)政府行為。由政府出面加強(qiáng)宣傳。在報(bào)紙、電視、街頭廣告欄上，用公益廣告的形式向人民大眾宣傳地方文獻(xiàn)的概念、范疇和意義及公民應(yīng)具有的主動呈繳地方文獻(xiàn)的權(quán)力和義務(wù)。這種公益廣告不但可以加強(qiáng)社會對地方文獻(xiàn)的認(rèn)識和理解，同時(shí)它還使國家所倡導(dǎo)的精神文明建設(shè)具有更深層的意義。

1．2省級圖書館應(yīng)建立專門機(jī)構(gòu)即地方文獻(xiàn)部，實(shí)行實(shí)實(shí)在在的地方文獻(xiàn)搜索征集工作，同時(shí)還應(yīng)深入進(jìn)行數(shù)量上的征集、門類上的挖掘、來源上的登記等諸方面的工作。

1．3借鑒報(bào)紙的通訊員制度，在各處招募地方文獻(xiàn)信息征集員，配合省館地方文獻(xiàn)部進(jìn)行征集工作。

1．4編制《本省地方文獻(xiàn)征集索驥手冊》，采用電話簿式的方法，將可能產(chǎn)生地方文獻(xiàn)的來源加以分門別類，如政府機(jī)構(gòu)、民間團(tuán)體、廠礦企業(yè)、學(xué)校醫(yī)院及社會名流等，將這些單位中負(fù)責(zé)編寫文獻(xiàn)的具體部門及聯(lián)系方式加以詳細(xì)登記，以便隨時(shí)地或定時(shí)地進(jìn)行聯(lián)系，確保及時(shí)地將文獻(xiàn)資料征集上來。

1．5在征集地方文獻(xiàn)中正式出版物的同時(shí)，還要注意加強(qiáng)對非正式出版物和非出版物的搜索征集工作，如一些文化名人的手稿、筆記。

1．6發(fā)揮地區(qū)、市、縣圖書館的地方優(yōu)勢，組成地方文獻(xiàn)的征集網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)和擴(kuò)大省級圖書館在地方文獻(xiàn)方面的征集力度、廣度和深度。

1．7在地方文獻(xiàn)的搜集中，既要注意到資料來源的廣闊性，還要注意到資料來源的連續(xù)性，特別要注意社會各界中負(fù)責(zé)地方文獻(xiàn)編制人員的人事更替，及時(shí)與后任人員建立起良好的人際關(guān)系和良好的業(yè)務(wù)關(guān)系，避免文獻(xiàn)資料斷檔。

1．8在地方文獻(xiàn)的搜集中還要注意對本館藏于其它部室中含有地方文獻(xiàn)性質(zhì)的資料進(jìn)行挖掘，認(rèn)真地進(jìn)行自我透視。

2 地方文獻(xiàn)的加工整理

對地方文獻(xiàn)進(jìn)行加工整理，是地方文獻(xiàn)為社會服務(wù)的橋梁，是地方文獻(xiàn)建設(shè)中的重要一環(huán)。地方文獻(xiàn)種類繁雜，包羅萬象。地方文獻(xiàn)的這種特殊性，給其加工整理出了一個(gè)大大的難題。地方文獻(xiàn)的加工整理應(yīng)該如何進(jìn)行呢？

2．1由省級圖書館地方文獻(xiàn)部就地方文獻(xiàn)加工整理組織專門班子，根據(jù)加工整理的具體情況和環(huán)節(jié)。設(shè)人設(shè)崗，各司其責(zé)。

2．2在對文獻(xiàn)進(jìn)行具體加工整理的過程中，鼓勵各環(huán)節(jié)崗位人員發(fā)現(xiàn)新問題、透視新層次、挖掘新題材、變換新角度、拓展新視野，將這些新的思想體現(xiàn)在文獻(xiàn)的加工整理中，并作為工作人員的成績記錄在案。

2．3做足案頭工作，從不同問題、不同層次、不同角度、不同視野出發(fā)，建立特色卡片系統(tǒng)，制定出立體的檢索模式，使其具有更多的檢索點(diǎn)，以方便讀者檢索查閱。

2．4為防止一些特殊的珍品文獻(xiàn)資料在重復(fù)利用時(shí)出現(xiàn)污、損、盜乃至氧化問題的發(fā)生，應(yīng)備出復(fù)印件或影印件以供查閱。

2．5除關(guān)注地方文獻(xiàn)地域性和文獻(xiàn)性之外，還要關(guān)注時(shí)效性，尤其是對各種年鑒和各種統(tǒng)計(jì)資料，需要先加工或最先加工、快加工、或特快加工，以避免因加工不出而造成的拒借。

3 地方文獻(xiàn)的利用

地方文獻(xiàn)的搜索征集和加工整理，說到底，是為了服務(wù)社會、方便讀者。因此，地方文獻(xiàn)的利用，才是這些工作的最終目的。所謂地方文獻(xiàn)的利用，就是讀者對地方文獻(xiàn)的查閱并對其所載知識和信息的占有。占有的越多，利用度也就越高。那么如何提高地方文獻(xiàn)的利用度呢？

3．1做好前期的登記工作。變地方文獻(xiàn)的被動利用為主動利用，對圖書館來講是個(gè)新課題。要做到這一點(diǎn)須有一個(gè)準(zhǔn)備期或稱為啟動期。在此期間，對來館查閱地方文獻(xiàn)的讀者進(jìn)行問卷調(diào)查，其內(nèi)容可有：A、單位名稱；B、本人姓名；C、查閱內(nèi)容；D、查閱目的；E、有何意見。調(diào)查結(jié)果有助于了解讀者所需所用，為開展“主動利用”奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

3．2建立讀者利用檔案。檔案內(nèi)容大概兩點(diǎn)：一為常來查閱的單位和人員及查閱周期建立檔案。二對被查閱的文獻(xiàn)內(nèi)容及其被查頻率建立檔案，從中找出規(guī)律性的數(shù)據(jù)，為文獻(xiàn)的“主動利用”做到心中有數(shù)。

3. 3按照檔案數(shù)據(jù)，把最新地方文獻(xiàn)的相關(guān)目錄，用各種可能的形式通知讀者，使讀者更有準(zhǔn)備地進(jìn)館查閱，從而最大限度地減少讀者進(jìn)入圖書館之前的盲目性。

3．4設(shè)計(jì)專題，采用走出去、請進(jìn)來的方法，加大地方文獻(xiàn)的利用度。所謂走出去，是把專題中地方文獻(xiàn)的內(nèi)容經(jīng)加工整理后，對外進(jìn)行展覽和宣傳。所謂請進(jìn)來，是請名人名家就本省的某一課題和內(nèi)容舉行學(xué)術(shù)講座，其中可以是文學(xué)的、歷史的、地理的等等。

3．5把地方文獻(xiàn)中發(fā)現(xiàn)的學(xué)術(shù)或其它疑難問題，通過當(dāng)?shù)貓?bào)紙張榜說明，請社會各界的有識之士踴躍揭榜、給予求證解決，并將其成果刊登于相應(yīng)的學(xué)刊之中，同時(shí)在報(bào)紙上鳴謝。這樣做既充分利用了地方文獻(xiàn)、解決了學(xué)術(shù)上的問題、活躍了本省的學(xué)術(shù)氣氛，還可以對地方文獻(xiàn)從概念到范疇向社會進(jìn)行一次生動的宣傳。

3．6在地方文獻(xiàn)的利用中，還可以將其分為無償利用和有償利用兩個(gè)部分。在當(dāng)前，“有償利用”將是地方文獻(xiàn)工作健康發(fā)展的一個(gè)十分必要的措施和環(huán)節(jié)。筆者認(rèn)為：凡是通過地方文獻(xiàn)的利用、并經(jīng)過地方文獻(xiàn)部分人員的直接勞動而獲得的具有商品交換性質(zhì)的、并可獲取利潤的信息，都屬于“有償利用”的范圍。

總之，最大限度地搜集、加工、整理出地方文獻(xiàn)，使地方文獻(xiàn)充分的開發(fā)和利用，使之更好地發(fā)揮作用，進(jìn)而擴(kuò)大省級圖書館的職能是十分重要的。

〔出處〕 河南圖書館學(xué)刊 2000(4)

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