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首都圖書館北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引
首都圖書館是北京市屬的大型公共圖書館，首都圖書館北京地方文獻(xiàn)部是北京地區(qū)唯一的一家地方文獻(xiàn)專業(yè)工作機(jī)構(gòu)，它和廣東省中山圖書館特藏部、甘肅省地方文獻(xiàn)部，是全國(guó)成立最早、規(guī)模最大、知名度最高的三家地方文獻(xiàn)工作機(jī)構(gòu)。
多年來，北京地方文獻(xiàn)部通過閱覽、檢索、參考咨詢等手段，為黨政機(jī)關(guān)、科研機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位以及其他的讀者和情報(bào)用戶提供了大量的文獻(xiàn)信息服務(wù)，取得了較好的社會(huì)效益和一定的經(jīng)濟(jì)效益。
在北京地方文獻(xiàn)部的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中，地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作。它是一種記錄報(bào)紙、刊物所載地方文獻(xiàn)篇章的篇目索引（或稱題錄索引），是將索出的款目按一定的順序編排起來以利讀者檢索文章所在位置的一種檢索工具，在此基礎(chǔ)上可以編制各種情報(bào)報(bào)導(dǎo)刊物，或圍繞特定學(xué)科及專業(yè)進(jìn)行定向服務(wù)，其目的主要是為了服務(wù)于地方各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)。雖然這個(gè)索引對(duì)讀者來說只是指向和示址，但就索引系統(tǒng)的整體而言，它對(duì)于地方各項(xiàng)事業(yè)的揭示和報(bào)道作用，較其他形式的索引要明顯得多。
由于各類報(bào)刊是獲取信息的重要渠道，能夠迅速及時(shí)地反映本地區(qū)政治經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的情況，報(bào)道的內(nèi)容和范圍涉及到了社會(huì)生活的各個(gè)方面，包括了社會(huì)科學(xué)的各個(gè)領(lǐng)域，大量的最新研究成果往往散見于各種報(bào)刊之中，對(duì)于社會(huì)科學(xué)所有的學(xué)科研究都有著重要的科學(xué)價(jià)值。因而，這是一種重要的信息源，但是這些信息往往都存在著材料比較分散、知識(shí)不夠系統(tǒng)、資料數(shù)據(jù)不全、科學(xué)性較差等不足，而這些不足的存在，極大地制約著其價(jià)值的發(fā)揮，只要經(jīng)過報(bào)刊索引人員的長(zhǎng)期積累和科學(xué)處理，就能夠使這些信息充分發(fā)揮出它們的價(jià)值來，
北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作開始于六十年代初期。首都圖書館組織和動(dòng)員社會(huì)力量，首先完成了囊括北京地區(qū)各大收藏單位藏品的回溯性報(bào)刊索引，檢索京版報(bào)刊2800余種，索出自清末至1962年間與北京相關(guān)的條目七萬余條，在北京社科研究界產(chǎn)生了較大影響，由于“文革”的影響，現(xiàn)實(shí)題錄索引工作實(shí)際開始于1979年，同時(shí)也補(bǔ)上了1963—1978年之間的回溯性索引。現(xiàn)在，首都圖書館北京地方文獻(xiàn)部的現(xiàn)實(shí)題錄索引工作已經(jīng)日趨完善，走向正規(guī)�，F(xiàn)有條目總數(shù)十四萬余條，年度索出量在15000——20000條。檢索范圍包括正式和非正式出版的報(bào)刊300余種。
編制北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊是首都圖書館北京地方文獻(xiàn)部的重要工作任務(wù)，報(bào)刊索引工作大體上可分為如下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
首先報(bào)刊索引人員要對(duì)北京地區(qū)的報(bào)刊群體及變更情況比較熟悉。建立起一個(gè)比較科學(xué)、完備的地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作的報(bào)刊檢索群體，這是指索引工作中必須要涉及到的報(bào)刊品種群體，也就是檢索的對(duì)象。確定這樣一個(gè)報(bào)刊檢索群體，對(duì)于保障報(bào)刊索引的檢索工作是至關(guān)重要的，它直接關(guān)系到地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引的質(zhì)量和索引工作的效益。 具體而言，北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊檢索群體應(yīng)是以北京版公開和非公開出版的、綜合性和專業(yè)性的為報(bào)刊主體（含各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位和行業(yè)內(nèi)部報(bào)刊），以中央及外地各種報(bào)刊為輔的報(bào)刊檢索群體，以形成對(duì)北京地區(qū)各界情況的覆蓋報(bào)道，對(duì)北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引各級(jí)類目的檢索支撐，從而達(dá)到在北京地區(qū)地方文獻(xiàn)報(bào)刊信息的系統(tǒng)化和權(quán)威性。
這樣說，似乎要保障報(bào)刊索引的完整性，就應(yīng)盡可能地?cái)U(kuò)大檢索刊物群，投入盡可能多的經(jīng)費(fèi)和人力，然而，實(shí)際工作并非如此。不同的報(bào)刊地方文獻(xiàn)信息的篇目索出比例相差甚遠(yuǎn)，我們只要將包含地方文獻(xiàn)信息篇目比例較大的報(bào)刊品種集中起來，便可以控制報(bào)刊中大部分地方文獻(xiàn)篇目。
由于報(bào)紙和期刊的形式與刊期不同，其內(nèi)容也有著重大差異。報(bào)紙多系綜合性報(bào)道，以社會(huì)信息為主，期刊多是較為系統(tǒng)的專題報(bào)道或?qū)ｎ}研究，以學(xué)科信息為主，控制好報(bào)刊的品種，就能夠使報(bào)刊索引的綜合信息密度和專業(yè)信息密度得到保障，如：《北京日?qǐng)?bào)》除有限的國(guó)際版和國(guó)內(nèi)其他地區(qū)的報(bào)道外，大部分版面都與北京事物有關(guān)，而在專業(yè)期刊中，有些刊物盡管地方信息密度較小，而這類信息的來源又主要依賴這部分刊物，如：《北京地質(zhì)》盡管索出率不高，但是由于資料價(jià)值極高，仍不失為地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引的主要刊物，因而這部分報(bào)刊都應(yīng)該是地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引的核心刊物。
報(bào)刊檢索群體確定之后便可進(jìn)入文獻(xiàn)標(biāo)引工作，標(biāo)引工作的第一步是鉤標(biāo)，也就是將報(bào)刊文獻(xiàn)中有關(guān)北京地區(qū)的各種有價(jià)值的信息進(jìn)行標(biāo)引，標(biāo)引的范圍宜盡求廣泛，以求充分反映社會(huì)的全貌，舉凡有關(guān)北京地區(qū)一切有文獻(xiàn)的保存和使用價(jià)值的信息，不論是現(xiàn)實(shí)的、歷史的、自然的或是人文的報(bào)刊資料，都在選擇范圍之內(nèi)。第二步是由索引工作人員將標(biāo)引過的篇名按一定的格式進(jìn)行著錄，制作成索引卡片。其款目的內(nèi)容包括篇名（上下標(biāo)題）、著者、刊名、年月日、版面、卷期號(hào)、頁碼和提要等。
經(jīng)過上述兩個(gè)步驟，就要對(duì)索出后制成的卡片進(jìn)行類目的設(shè)置和編排。北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引的分類工作目前基本上是按照北京地方文獻(xiàn)分類表進(jìn)行分類工作，由于報(bào)紙雜志所載信息的專指性不同，在類目的設(shè)置上只能與地方文獻(xiàn)分類表大同小異，大同體現(xiàn)在較大類目的相對(duì)穩(wěn)定（指一、二級(jí)類目），小異表現(xiàn)為較小的類目需要靈活設(shè)置（四級(jí)以后）。地方文獻(xiàn)報(bào)刊信息是地方事物及時(shí)而又客觀的記錄。地方事物的動(dòng)態(tài)化，使每一不同歷史時(shí)期都會(huì)有新的事物產(chǎn)生，分類表的修訂是趕不上事物變化的。所以報(bào)刊索引類目的設(shè)置，只能使各大類目保持相對(duì)的穩(wěn)定，其下級(jí)類目則需要依據(jù)事物發(fā)展階段的特征設(shè)置類名，并將它們一一歸屬到相應(yīng)的上級(jí)類目中去。
北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引的類目因各個(gè)時(shí)期的內(nèi)容有所差異，類目名稱也有所變化，但總體上各大類目基本保持穩(wěn)定，共設(shè)置了自然地埋、人文地理、歷史、人物傳記、經(jīng)濟(jì)、商業(yè)服務(wù)業(yè)、農(nóng)業(yè)、工業(yè)、市政建設(shè)、政治、社會(huì)生活、文化、教育、體育、科學(xué)、醫(yī)療衛(wèi)生、文學(xué)藝術(shù)等十七個(gè)大類，各類目之下都設(shè)有若干個(gè)下級(jí)類目，以構(gòu)成整個(gè)報(bào)刊索引的系統(tǒng)化。
由于地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引沒有一套系統(tǒng)、完整、可操作性強(qiáng)的報(bào)刊索引分類表，類目的設(shè)置除一、二級(jí)類目可參照北京地方文獻(xiàn)分類表的類目進(jìn)行設(shè)置外，其他下級(jí)類目的設(shè)置全憑索引人員對(duì)各學(xué)科、各行業(yè)的認(rèn)識(shí)和理解進(jìn)行設(shè)類，以致索引人員在索引的編排上頗感不便，而且也容易造成類目的重疊和偏差，同時(shí)也使報(bào)刊索引的質(zhì)量受到影響。
北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作目前還處在手工操作階段，報(bào)紙雜志分別由索引工作人員進(jìn)行標(biāo)引、著錄和編排，按月完成報(bào)刊索引的檢索和編排工作，以便及時(shí)地將索引投入使用，盡早發(fā)揮出效益。鑒于目前報(bào)刊分排造成的內(nèi)容分散、管理和使用不便，考慮以五年或一個(gè)更為合適的時(shí)間段，將報(bào)紙和雜志合編。合編時(shí)既要考慮類目設(shè)置的科學(xué)性，又能使所設(shè)類目對(duì)整個(gè)社會(huì)和各個(gè)學(xué)科形成覆蓋，同時(shí)還要對(duì)報(bào)刊索引中的互見問題作出合適的處理。然而，日常的檢索和編排工作已經(jīng)使索引工作人員有顧此失彼之感，由此引發(fā)出一些工作做的還不夠細(xì)致，表現(xiàn)在報(bào)刊索引的編排上對(duì)所含的信息揭示程度還存在著許多不足，對(duì)一些相關(guān)主題和文獻(xiàn)內(nèi)容的揭示，現(xiàn)階段還難以滿足檢索需求。北京地區(qū)每年都有近百種的報(bào)刊新品種問世，由于經(jīng)費(fèi)和人力的條件限制，都要有一定數(shù)量的報(bào)刊資料受到損失，這種損失無疑會(huì)給報(bào)刊索引工作帶來直接的影響。因此要做好這項(xiàng)工作還應(yīng)有全面的安排。
北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引，在參考咨詢工作中已發(fā)揮出重要的作用。自1984年至今，北京地方文獻(xiàn)部共完成大中型咨詢課題二十余個(gè)，在使用的各種文獻(xiàn)形式中，報(bào)刊資料所占的比重一般都在40％左右，個(gè)別咨詢課題的報(bào)刊資料的比重還在此之上。地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引在參考咨詢工作中的使用頻率之高是顯而易見的，并受到各界用戶的一致好評(píng)和認(rèn)可。
近年來，我們的地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作雖然取得了一些成績(jī)，但是限于條件，有些工作還沒有完全開展起來，有些工作還有待完善和提高。而要做好這些工作，則需要進(jìn)一步提高索引人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)引進(jìn)自動(dòng)化工作系統(tǒng)，實(shí)行電子計(jì)算機(jī)管理，利用電子計(jì)算機(jī)建立北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊資料數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)編目和檢索。當(dāng)然要做到報(bào)刊資料管理自動(dòng)化還有許多前期工作需要完成，如：編制一部適合地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作使用的地方文獻(xiàn)標(biāo)引詞表和分類表，工作人員也需要有一個(gè)培訓(xùn)過程。
現(xiàn)在我們還是應(yīng)該腳踏實(shí)地地做好地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引的基礎(chǔ)工作，建立、建全和完善手工檢索體系，積極學(xué)習(xí)和貯備計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，以迎接地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作計(jì)算機(jī)化的到來，使這項(xiàng)工作得到更大的發(fā)展，以適應(yīng)北京各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，最大限度地滿足用戶對(duì)北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引的需求。
〔出處〕 圖書情報(bào)通訊 1993（3）
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