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如何在電子文檔中用好Word分節(jié)符
如何在電子文檔中用好Word分節(jié)符林霞
在處理電子文檔的過(guò)程中，我們時(shí)常需要在同一個(gè)文檔中使用不同的紙張類型、不同的紙張方向、不同的版式、不同的頁(yè)邊距等來(lái)排放文本、圖片、表格等文檔信息，需要在同一個(gè)文檔中的不同頁(yè)面上排放不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳（如文檔的分類信息、章節(jié)標(biāo)題、日期、作者姓名和頁(yè)碼等），需要在同一頁(yè)面上分別采用橫排、豎排或分欄等不同版式編排文檔信息。在編輯復(fù)制一些帶有特殊版式或頁(yè)眉頁(yè)腳的文檔時(shí)，常會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前文檔的格式發(fā)生了莫名其妙的變化，文檔中已經(jīng)設(shè)置好的頁(yè)眉頁(yè)腳發(fā)生了變化，想要恢復(fù)到原來(lái)的格式卻很難控制。
上述需求與種種問題，都與Word軟件分節(jié)符的使用密切相關(guān)，需要通過(guò)熟悉Word分節(jié)符的相關(guān)知識(shí)及熟練掌握Word分節(jié)符的相關(guān)操作來(lái)解決。
一、關(guān)于Word分節(jié)符
Word分節(jié)符是一種編輯標(biāo)記，用來(lái)對(duì)Word文檔進(jìn)行分節(jié)并標(biāo)記“節(jié)”的結(jié)束。Word文檔中的“節(jié)”是大于“段落”的一個(gè)概念，是文檔格式化的最大單位，也就是說(shuō)用戶對(duì)文檔的格式最大可以按“節(jié)”作整體設(shè)置。設(shè)置不同的“節(jié)”格式，表現(xiàn)在文檔頁(yè)面上主要是版面布局的不同。比如，在一篇文檔中，不同的節(jié)可以采用不同的紙張類型、不同的紙張方向、不同的頁(yè)邊距、不同的頁(yè)眉頁(yè)腳等，這一切均可以通過(guò)插入Word分節(jié)符并設(shè)置節(jié)的格式來(lái)實(shí)現(xiàn)。Word文檔中節(jié)的格式包括紙張大小、紙張方向、頁(yè)邊距、分欄、頁(yè)眉和頁(yè)腳、頁(yè)碼編排、頁(yè)面邊框、垂直對(duì)齊方式、打印機(jī)紙張來(lái)源、行號(hào)、腳注和尾注等。
二、何時(shí)需要使用分節(jié)符
通常，Word默認(rèn)將整個(gè)文檔分為一節(jié)，默認(rèn)的節(jié)格式是頁(yè)面中的初始格式，大部分的初始格式參數(shù)值可以從“頁(yè)面設(shè)置”中查閱得知。當(dāng)用戶改變“頁(yè)面設(shè)置”中的某些節(jié)格式參數(shù)時(shí)，整篇文檔的格式會(huì)整體發(fā)生變化。如果用戶希望在同一篇文檔中出現(xiàn)多樣化的版面效果（諸如不同大小的紙張類型、不同的編排方向、不同的頁(yè)邊距、不同的分欄效果、不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳、不同的頁(yè)碼編排等版面效果）時(shí)，就需要對(duì)文檔作出分“節(jié)”處理，即需要在改變節(jié)格式的頁(yè)面起始位置插入分節(jié)符。比如，當(dāng)用戶需要從文檔的第n頁(yè)起將紙張由縱向排放改變?yōu)闄M向排放時(shí)，就需要在第n頁(yè)的起始位置插入一個(gè)分節(jié)符，將整篇文檔分成兩個(gè)“節(jié)”，然后對(duì)不同的“節(jié)”分別進(jìn)行頁(yè)面格式設(shè)置，就可以使不同的“節(jié)”具有不同的版面布局。
有時(shí)，Word還會(huì)根據(jù)用戶的操作，智能地判斷用戶的分節(jié)需求，自動(dòng)在合適的位置插入分節(jié)符。比如，當(dāng)我們對(duì)文檔進(jìn)行頁(yè)面格式設(shè)置，并在頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框的“應(yīng)用于”選項(xiàng)中選擇了“插入點(diǎn)之后”時(shí)，系統(tǒng)便會(huì)在插入點(diǎn)位置自動(dòng)插入分節(jié)符。這樣的分節(jié)符和用戶主動(dòng)插入的分節(jié)符具有同等功效，用戶也可以根據(jù)需求對(duì)其進(jìn)行各種操作。
在實(shí)際應(yīng)用中，用戶進(jìn)行的“頁(yè)面設(shè)置”多數(shù)屬于節(jié)格式的設(shè)置。設(shè)置究竟對(duì)文檔中的哪些頁(yè)面起作用，關(guān)鍵在于“應(yīng)用于”的選項(xiàng)。這里的“應(yīng)用于”有“本節(jié)”“插入點(diǎn)之后”和“整篇文檔”三個(gè)選項(xiàng)，通過(guò)該選項(xiàng)可以確定當(dāng)前設(shè)置的格式對(duì)文檔的哪些頁(yè)面起作用。
三、使用分節(jié)符
�。ㄒ唬┎迦敕止�(jié)符
在Word文檔中，插入分節(jié)符的操作很簡(jiǎn)單，只需要執(zhí)行“插入”菜單下的“分隔符”命令（在Word2010中請(qǐng)選擇“頁(yè)面布局”分類標(biāo)簽中的“分隔符”），然后在對(duì)話框中選擇“分節(jié)符類型”，單擊“確定”，即可在插入點(diǎn)所在位置插入一個(gè)分節(jié)符。
用戶可以選擇的分節(jié)符類型有四種，它們的控制效果如下：
“下一頁(yè)”，在當(dāng)前位置插入分節(jié)符，新節(jié)的內(nèi)容從下一頁(yè)頁(yè)首開始排版。
“連續(xù)”，在當(dāng)前位置插入分節(jié)符，新節(jié)的內(nèi)容從同一頁(yè)分節(jié)符后下一行開始排版。
“奇數(shù)頁(yè)”，在當(dāng)前位置插入分節(jié)符，新節(jié)的內(nèi)容從下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)頁(yè)首開始排版。
“偶數(shù)頁(yè)”，在當(dāng)前位置插入分節(jié)符，新節(jié)的內(nèi)容從下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)頁(yè)首開始排版。
�。ǘ╋@示與隱藏分節(jié)符
用戶插入的Word分節(jié)符是一種編輯標(biāo)記，同其他編輯標(biāo)記一樣，分節(jié)符既可以顯示在頁(yè)面上，也可以隱藏。在“頁(yè)面”視圖方式下，用戶可以利用常用工具欄上“顯示／隱藏編輯標(biāo)記”按鈕控制其是否顯示。但當(dāng)分節(jié)符位于段落結(jié)尾靠近右邊界的時(shí)候，分節(jié)符標(biāo)志有時(shí)會(huì)無(wú)法顯示。這時(shí)，如果切換到“普通”視圖方式來(lái)查看，會(huì)很清晰地找到文檔中所有的分節(jié)符。所以，當(dāng)用戶需要對(duì)分節(jié)符進(jìn)行更多操作時(shí)，可以將文檔的視圖方式切換為“普通”視圖。
�。ㄈ﹦h除分節(jié)符要慎重
通常，Word分節(jié)符顯示為“__分節(jié)符（下一頁(yè)）__”或“一節(jié)符（連續(xù)）；”等。分節(jié)符雖然可以顯示在頁(yè)面上，卻不會(huì)被打印出來(lái)，它們屬于非打印字符，在文檔中只起控制作用，控制當(dāng)前“節(jié)”按用戶設(shè)置的格式來(lái)排版。每個(gè)分節(jié)符都隱含著它所控制的“節(jié)”的部分格式標(biāo)記，通常刪除分節(jié)符也會(huì)刪除該節(jié)的部分節(jié)格式。。用戶雖然可以像刪除文檔中的字符一樣很容易刪除它們，卻不可以隨意刪除。上文提到的格式發(fā)生變化或丟失的問題也正是由于要么復(fù)制了不該復(fù)制的分節(jié)符，要么刪除了不該刪除的分節(jié)符。
每個(gè)分節(jié)符標(biāo)記了其前面一節(jié)文字的部分節(jié)格式，如果刪除它，該節(jié)的節(jié)格式設(shè)置信息會(huì)全部或部分丟失，該節(jié)將與下一節(jié)合并為一節(jié)，其格式也會(huì)改變并統(tǒng)一為下一節(jié)的節(jié)格式。
四、分節(jié)符在電子文檔中的應(yīng)用案例
�。ㄒ唬┩晃臋n中采用不同大小的紙型和方向
實(shí)例1，用戶當(dāng)前文檔紙型是A4縱向，需要在文檔中插入一張用A3紙型橫放的表格。操作要領(lǐng)如下：
1.定位插入點(diǎn)至需要開始編排表格位置。
2.執(zhí)行“文件”菜單下的“頁(yè)面設(shè)置”命令。
3.在對(duì)話框中“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡中選擇“方向”為“橫向”。
4.在“紙張”選項(xiàng)卡中選擇“紙張大小”為“A3”；選擇“應(yīng)用于”為“插入點(diǎn)之后”，單擊“確定”。
結(jié)果可以看到，在插入點(diǎn)位置自動(dòng)出現(xiàn)一個(gè)分節(jié)符，分節(jié)符之后新一頁(yè)紙張的大小和方向均按要求發(fā)生了變化。
表格制作好之后，尚需將插入點(diǎn)定位在表格之后，再次執(zhí)行2—4步驟操作，將紙張重新設(shè)回A4、縱向，系統(tǒng)會(huì)再次自動(dòng)插入一個(gè)分節(jié)符，并從分節(jié)符后新的一頁(yè)開始紙張大小和方向恢復(fù)原樣，即可接著正常編輯文檔。
這里，系統(tǒng)根據(jù)用戶的操作，經(jīng)過(guò)智能判斷自動(dòng)插入兩個(gè)分節(jié)符將文檔分為三節(jié)，第一、三節(jié)的節(jié)格式相同，均為A4紙型、縱向，第二節(jié)節(jié)格式為A3、橫向，滿足了用戶的實(shí)際排版要求。
用戶也可以利用“插入”菜單先插入兩個(gè)分節(jié)符，再定位插入點(diǎn)至兩個(gè)分隔符之間，然后利用“頁(yè)面設(shè)置”進(jìn)行設(shè)置，并將設(shè)置“應(yīng)用于本節(jié)”，也可以達(dá)到同樣的目的。
�。ǘ┩晃臋n中采用不同的頁(yè)眉頁(yè)腳、頁(yè)碼分段單獨(dú)編號(hào)
實(shí)例2，一篇論文分封面、摘要、目錄、正文四部分，封面不要頁(yè)眉頁(yè)腳，其余三部分頁(yè)眉分別顯示摘要、目錄、正文，摘要和目錄的頁(yè)碼順序編號(hào)，正文按另外順序編號(hào)。
實(shí)現(xiàn)該操作的要領(lǐng)是，首先將文檔分為四節(jié)，然后切換到“頁(yè)眉和頁(yè)腳”視圖狀態(tài)，利用“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“鏈接到前一個(gè)”按鈕，取消系統(tǒng)默認(rèn)的各節(jié)頁(yè)眉和頁(yè)腳的鏈接狀態(tài)，然后對(duì)各節(jié)的頁(yè)眉和頁(yè)腳按實(shí)際需求進(jìn)行編輯修改即可。
具體操作如下：
1.分別在摘要、目錄、正文開始處插入“下一頁(yè)”類型的分節(jié)符，將論文分為四節(jié)。
2.利用“視圖”命令進(jìn)入“頁(yè)眉和頁(yè)腳”視圖狀態(tài)，將插入點(diǎn)定位至“摘要”所在節(jié)的某一頁(yè)頁(yè)眉位置上，單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上“鏈接到前一個(gè)”按鈕，取消“摘要”頁(yè)眉與“封面”頁(yè)眉的鏈接，輸入“摘要”，這樣“封面”頁(yè)眉上便不會(huì)有任何內(nèi)容出現(xiàn)。
3.利用鼠標(biāo)上滾動(dòng)輪移動(dòng)插入點(diǎn)至“目錄”所在節(jié)的頁(yè)眉位置，同樣單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕，取消“目錄”頁(yè)眉與“摘要”頁(yè)眉的鏈接，再刪除目錄所在頁(yè)某一頁(yè)面上已有的“摘要”，輸入“目錄”。再用同樣的方法，將“正文”的頁(yè)眉修改為“正文”。
4.在頁(yè)腳位置利用“插入”菜單下的“頁(yè)碼”命令，插入滿意的頁(yè)碼格式，所有頁(yè)面均出現(xiàn)順序編號(hào)的頁(yè)碼。
5.將插入點(diǎn)定位至“摘要”所在的節(jié)，單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上“鏈接到前一個(gè)”按鈕，取消“摘要”與“封面”的鏈接，然后刪除封面的頁(yè)碼。再定位至“摘要”的頁(yè)碼位置，再次執(zhí)行“插入”頁(yè)碼命令，將“頁(yè)碼格式”設(shè)為“起始頁(yè)碼”，且值為1。再利用“插入”頁(yè)碼命令將“目錄”所在節(jié)的“頁(yè)碼格式”設(shè)置為“續(xù)前節(jié)”，“目錄”則接續(xù)“摘要”的頁(yè)碼順序自動(dòng)編號(hào)。
6.將插入點(diǎn)定位至“正文”所在節(jié)的頁(yè)碼位置，然后執(zhí)行“插入”頁(yè)碼命令，將“頁(yè)碼格式”設(shè)為“起始頁(yè)碼”，且值為l。這樣，正文的頁(yè)碼從1開始重新自動(dòng)順序編號(hào)。
�。ㄈ┎煌婷娌季郑垂�(jié)格式不同）的文檔的合并
實(shí)例3，為了便于管理，-將不同版面的多篇文檔合并到同一文檔中。
將多篇各自有不同節(jié)格式的文檔合并成一個(gè)文檔，可以利用“插入”菜單中的“文件”命令進(jìn)行合并，也可以打開所有文檔，將其分別復(fù)制粘貼到同一文檔中。在操作過(guò)程中，如果對(duì)分節(jié)符控制不力，會(huì)丟失部分節(jié)格式，造成版面布局發(fā)生混亂。具體操作要領(lǐng)如下：
1.首先打開一篇要合并的文檔（將其視為總文檔）。
2.在總文檔結(jié)束位置插入一個(gè)分節(jié)符，分節(jié)符的類型可以按需求選擇任意類型。
3.再打開另一要合并的文檔并選中全部?jī)?nèi)容，執(zhí)行復(fù)制操作。
4.返回到總文檔中，在分頁(yè)符后執(zhí)行粘貼操作。如果看不見分頁(yè)符，可以切換“視圖”方式為“普通”，再在分頁(yè)符下邊執(zhí)行粘貼操作。
5.重復(fù)第2、3、4步操作，可以將多篇節(jié)格式不同的文檔在保留各自節(jié)格式的前提下合并為一個(gè)文檔。
需要說(shuō)明的是，粘貼操作必須是在分節(jié)符后邊或者下邊進(jìn)行，而不能在分節(jié)符的前邊或上邊進(jìn)行。否則，會(huì)有部分節(jié)格式丟失，造成版面布局發(fā)生變化。
�。ㄋ模┓止�(jié)符的重復(fù)使用
包含版式格式的分節(jié)符可以重復(fù)使用。當(dāng)某種節(jié)版式需要經(jīng)常重復(fù)用到時(shí)，用戶可以復(fù)制包含該版式格式的分節(jié)符，將其粘貼到需要設(shè)定相同版式的節(jié)之后。
用戶也可以利用新建自動(dòng)圖文集把設(shè)定好版式的分節(jié)符保存在自動(dòng)圖文集中，以備隨時(shí)調(diào)用，這樣可以省去繁瑣的版式設(shè)置工作。
綜上所述，用好Word分節(jié)符，可以幫助我們實(shí)現(xiàn)很多個(gè)性化的更強(qiáng)大的排版功能，也便于我們對(duì)內(nèi)容相關(guān)但布局格式不同的文檔內(nèi)容統(tǒng)一管理，方便查閱。而對(duì)分節(jié)符了解不夠，則會(huì)影響我們編輯制作和管理文檔內(nèi)容的效率。
�。ㄗ髡邌挝唬禾F路局黨校）
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