秘書(shū)核稿的三層境界

秘書(shū)核稿的三層境界
　　
　　口李利利
　　
　　在秘書(shū)工作中，核稿雖是一項(xiàng)常規(guī)工作，但該項(xiàng)工作做得如何，不僅是秘書(shū)工作水平的體現(xiàn)，更會(huì)對(duì)文書(shū)工作質(zhì)量、單位的形象甚至健康發(fā)展造成影響。故作為一名秘書(shū)，必須掌握核稿的技能技巧，把好關(guān)、站好崗，扎扎實(shí)實(shí)做好這項(xiàng)工作。筆者從日常的工作中探索總結(jié)出了一些經(jīng)驗(yàn)，在此和大家一起分享。
　　
　　所謂核稿，是指辦公室秘書(shū)對(duì)已擬好的文稿在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前審核把關(guān)的公務(wù)活動(dòng)。一般情況下，秘書(shū)每天要修改、核查大量的文稿，核稿工作具有工作量大、耗時(shí)長(zhǎng)、要求嚴(yán)、責(zé)任重等特點(diǎn)。
　　
　　一、驗(yàn)“樣”境界
　　
　　核稿的第一層境界為驗(yàn)“樣”。秘書(shū)對(duì)已經(jīng)擬好的文書(shū)的樣式等基礎(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)核實(shí)，是秘書(shū)核稿的最基本要求，也是最基礎(chǔ)的境界。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)從如下幾個(gè)方面驗(yàn)“樣”：
　　
　　第一，明確行文方向。行文方向是公務(wù)文書(shū)的基本要素。任何文書(shū)的格式、內(nèi)容、邏輯、措辭等要素均會(huì)受到行文方向的影響，所以秘書(shū)在核稿時(shí)首先要檢查文書(shū)的行文方向是否正確。明確了文書(shū)是上行文、下行文還是平行文，便為整個(gè)文書(shū)確定了方向、奠定了基調(diào)。
　　
　　第二，檢查文書(shū)格式。文書(shū)寫(xiě)作的一項(xiàng)最基本要求便是格式正確。秘書(shū)在核稿的過(guò)程中，一定要從文書(shū)的字體字號(hào)、段落行距等方面對(duì)文書(shū)進(jìn)行檢查，確保文書(shū)格式規(guī)范。在這一過(guò)程中，特別要檢查主送單位及抄送單位稱(chēng)謂及文種選用等方面的內(nèi)容。
　　
　　第三，修改行文病句。在明確行文方向、確保格式規(guī)范的基礎(chǔ)上，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)逐字逐句地檢查行文中的措詞用語(yǔ)。主要從重復(fù)噦嗦、前后矛盾、搭配不當(dāng)、表意不清、措詞錯(cuò)誤等方面逐一核查，發(fā)現(xiàn)病句，應(yīng)立即改正。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)標(biāo)題、主送單位、正文中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)加以認(rèn)真檢查，確保標(biāo)點(diǎn)符合應(yīng)用正確合理。
　　
　　二、審“體”境界
　　
　　秘書(shū)核稿的第二層境界為審“體”。審體境界是比驗(yàn)“樣”更高一層的境界，對(duì)秘書(shū)的核稿水平也提出了更高一層的要求。 (范文先生網(wǎng)　m.panasonaic.com) 這里的“體”，指的是文書(shū)的整體架構(gòu)、各部分結(jié)構(gòu)，以及結(jié)構(gòu)與結(jié)構(gòu)間、句子與句子間的搭配關(guān)系及行文邏輯。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)從如下幾個(gè)方面來(lái)審“體”：
　　
　　第一，理清行文邏輯。行文邏輯是一篇文書(shū)的寫(xiě)作主線，任何一篇文書(shū)，都應(yīng)當(dāng)有明確的行文邏輯，并沿著這一主線鋪開(kāi)。在核稿的過(guò)程中，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)明確文書(shū)是按照背景、原因、起因、過(guò)程、結(jié)果、需求、要求等邏輯展開(kāi)，還是按照結(jié)果、背景、原因以及要求等邏輯展開(kāi)，然后調(diào)整布局、理清行文邏輯。一般情況下，可根據(jù)常規(guī)的原因、過(guò)程、結(jié)果的思路展開(kāi)文書(shū)，而對(duì)一些緊急、重要且篇輻較長(zhǎng)的文書(shū)，則可采用“倒金字塔”式結(jié)構(gòu)，，先開(kāi)門(mén)見(jiàn)山寫(xiě)結(jié)果或提要求，再?gòu)哪康摹⒃�因、過(guò)程等方面展開(kāi)。
　　
　　第二，調(diào)整文書(shū)架構(gòu)。在理清行文邏輯之后，秘書(shū)要重新調(diào)整整個(gè)文書(shū)的架構(gòu)。在調(diào)整的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)使結(jié)果、原因、過(guò)程等內(nèi)容各自成段。當(dāng)然，對(duì)于行文邏輯清晰、架構(gòu)合理的文書(shū)只需做適當(dāng)優(yōu)化即可。
　　
　　第三，優(yōu)化文書(shū)結(jié)構(gòu)。在調(diào)整了文書(shū)架構(gòu)之后，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)優(yōu)化文書(shū)結(jié)構(gòu)。在這個(gè)過(guò)程中，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文需要及邏輯關(guān)系，重點(diǎn)優(yōu)化三個(gè)方面的結(jié)構(gòu)。一是優(yōu)化文書(shū)標(biāo)題與整個(gè)文書(shū)之間的結(jié)構(gòu)。秘書(shū)在核稿時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)標(biāo)題、正文等作出適當(dāng)修改與調(diào)整，使標(biāo)題與正文內(nèi)容相互呼應(yīng)、緊密聯(lián)系、配合得體。二是優(yōu)化段落之間的結(jié)構(gòu)。要通過(guò)調(diào)整段落所處的位置，使段落與段落之間的關(guān)系符合行文邏輯。三是要通過(guò)核查與調(diào)整，使各部分之間、段落內(nèi)各句子之間關(guān)系明確、銜接有序、搭配得體。
　　
　　三、追“魂”境界
　　
　　追“魂”是秘書(shū)核稿的最高境界。這里所說(shuō)的追“魂”，是指秘書(shū)在核稿的過(guò)程中，在審核了樣式、調(diào)整優(yōu)化了框架結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，對(duì)文稿的內(nèi)容、發(fā)文意圖以及文字所反映出的職責(zé)與權(quán)力等進(jìn)行審核。這要求秘書(shū)有扎實(shí)的文字功底及較高的寫(xiě)作水平，在實(shí)際的核稿工作中積累總結(jié)，不斷沉淀。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)從如下幾個(gè)方面來(lái)追“魂”：
　　
　　第一，抓住發(fā)文意圖。發(fā)文意圖可通過(guò)兩個(gè)方面獲得，一是通過(guò)采訪、詢(xún)問(wèn)擬文者得知，一是通過(guò)審閱已經(jīng)擬好的文書(shū)獲得，兩者相輔相成。秘書(shū)在核稿的過(guò)程中，既要帶著發(fā)文意圖是什么的疑問(wèn)去審稿，更要檢查文書(shū)是否準(zhǔn)確、有效地反映了行文意圖，是否因?yàn)槲淖直硎龅脑�因而使行文意圖發(fā)生變化、扭曲或者淡化、不明。
　　
　　第二，校準(zhǔn)行文定位。文稿定位不清是文書(shū)寫(xiě)作中常見(jiàn)的錯(cuò)誤。秘書(shū)在核稿時(shí)，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)從行文方向、行文意圖兩個(gè)方面對(duì)文書(shū)準(zhǔn)確定位，并據(jù)此審核及修改文稿。文稿定位不當(dāng)直接會(huì)對(duì)需要通過(guò)公務(wù)文書(shū)辦理的事件的結(jié)果產(chǎn)生重要影響。所以，秘書(shū)一定要突破局限，從全局出發(fā)，從整個(gè)單位的性質(zhì)、職責(zé)以及在公務(wù)活動(dòng)中所扮演的角色等方面全面考量，確保文書(shū)準(zhǔn)確定位。
　　
　　第三，明晰權(quán)責(zé)劃分。公務(wù)文書(shū)具有法定的權(quán)威和效力，在文稿中如何劃分權(quán)責(zé)，是最難也是最為重要的內(nèi)容。在日常工作中常常會(huì)碰到擬文者對(duì)發(fā)文單位與收文單位間的權(quán)責(zé)劃分不清的情況。秘書(shū)在核稿的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)在掌握發(fā)文意圖、明確定位的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)審核文書(shū)中所反映的發(fā)文單位與收文單位之間的權(quán)責(zé)關(guān)系，避免出現(xiàn)權(quán)責(zé)不明、相互推諉的情況。秘書(shū)還應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考一下，該文發(fā)出后會(huì)對(duì)收文單位產(chǎn)生什么樣的影響，會(huì)對(duì)相關(guān)的公務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生什么樣的影響，以及由此引發(fā)的對(duì)單位形象、聲譽(yù)以及社會(huì)公共關(guān)系等所造成的影響。這是秘書(shū)核稿中最重要也最難以把握的內(nèi)容。
　　
　　總之，核稿是秘書(shū)日常工作的重要職責(zé)之一。在核稿的過(guò)程中，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)遵循循序漸進(jìn)、由簡(jiǎn)入難、由表及里的原則，切實(shí)做好核稿工作，為單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展把好關(guān)、站好崗、服好務(wù)。
　　
　　（作者單位：中國(guó)移動(dòng)重慶公司城區(qū)一分公司）
　　
　　

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