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淺談高校教學(xué)秘書(shū)工作存在的問(wèn)題及對(duì)策分析
淺談高校教學(xué)秘書(shū)工作存在的問(wèn)題及對(duì)策分析一、高校教學(xué)秘書(shū)工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題
1.教學(xué)秘書(shū)工作沒(méi)有受到充分重視
當(dāng)前高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的一個(gè)現(xiàn)實(shí)是，許多高校高度重視師資和科研隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)于教學(xué)管理部分領(lǐng)導(dǎo)和教師認(rèn)為僅僅是打電話、簽收文件、排排課、管管成績(jī)、安排考試、整理資料等一些簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，對(duì)教學(xué)管理更是抱有只要不出教學(xué)事故就行的態(tài)度。從而導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)無(wú)論在職稱、職務(wù)、評(píng)獎(jiǎng)、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方面都比同學(xué)歷的教師機(jī)會(huì)少，例如四川某高校在教學(xué)環(huán)節(jié)方面每年度會(huì)評(píng)“教學(xué)十佳”、“優(yōu)秀教師”、“優(yōu)秀實(shí)驗(yàn)員”“優(yōu)秀輔導(dǎo)員”,而在教學(xué)管理方面沒(méi)有設(shè)置任何優(yōu)秀評(píng)定；并且教學(xué)秘書(shū)沒(méi)有評(píng)定職稱的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致大部分教學(xué)秘書(shū)在工作了7、8年后還是初級(jí)職稱，工資水平一直處于最低水平。這樣嚴(yán)重挫傷了教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，造成隊(duì)伍不穩(wěn)定，一些高學(xué)歷、能力強(qiáng)的教學(xué)秘書(shū)轉(zhuǎn)為教師、輔導(dǎo)員或調(diào)出高校。
2.知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，學(xué)歷層次和技術(shù)職稱偏低
下面以四川某高校為例，從2013年6月調(diào)查結(jié)果來(lái)看，教學(xué)管理隊(duì)伍現(xiàn)狀頗令人擔(dān)憂。如年齡結(jié)構(gòu)：35歲以下、35-50歲、50歲以上所占比例分別是51%、47%、1%,學(xué)歷結(jié)構(gòu)：博士?jī)H占0%、碩士?jī)H占16%、本科占60%、大中專及以下占24%,職稱結(jié)構(gòu)：正高占0%、副高占5%、中級(jí)占45%、初級(jí)及無(wú)職稱者占50%.由此我們?nèi)菀装l(fā)現(xiàn)大多數(shù)教學(xué)秘書(shū)的學(xué)歷在本科及以下，技術(shù)職稱多在中級(jí)及以下，并且近年來(lái)招聘越來(lái)越多的編外人員做教學(xué)秘書(shū)。教學(xué)秘書(shū)既要參與教學(xué)計(jì)劃的修訂，教學(xué)任務(wù)的安排，教學(xué)過(guò)程的監(jiān)督和管理，還要協(xié)調(diào)教師和學(xué)生解決各種問(wèn)題。因此，專業(yè)不對(duì)口、學(xué)歷和職稱偏低的現(xiàn)象決定教學(xué)秘書(shū)很難更好地履行職責(zé)。
3.教學(xué)秘書(shū)的工作程序不規(guī)范
教學(xué)秘書(shū)在行政上屬于院（系），在業(yè)務(wù)上卻從屬于教學(xué)管理部門(mén)（教務(wù)處），直接接受教務(wù)處安排。為此教學(xué)秘書(shū)工作經(jīng)常陷入重復(fù)交叉的“兩難”境地。再加上對(duì)教研室、教師和學(xué)生的臨時(shí)性服務(wù)工作，使教學(xué)管理工作經(jīng)常處于臨時(shí)的應(yīng)急狀態(tài)，沒(méi)有計(jì)劃性和規(guī)范性。例如，監(jiān)考教師在監(jiān)考的時(shí)候沒(méi)有按時(shí)監(jiān)考，我們的教學(xué)秘書(shū)不能發(fā)揮基層管理者的管理智能，而只有充當(dāng)“救火員”的角色頂替監(jiān)考，由此來(lái)避免教務(wù)處督導(dǎo)的巡查，保證學(xué)院的教學(xué)管理環(huán)節(jié)沒(méi)有教學(xué)事故。
4.管理知識(shí)和專業(yè)知識(shí)缺乏，教學(xué)管理方法陳舊
教學(xué)管理的主要任務(wù)是研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)管理工作，提高教學(xué)管理水平；建立穩(wěn)定的教學(xué)秩序，保證教學(xué)工作的正常運(yùn)行；研究并組織實(shí)施教學(xué)改革；努力調(diào)動(dòng)教師和學(xué)生教與學(xué)的積極性。教學(xué)秘書(shū)想要順利的開(kāi)展這些工作，既要有教學(xué)管理知識(shí)又要有所在院系的專業(yè)知識(shí)，但是大多數(shù)教學(xué)秘書(shū)不是教育管理專業(yè)出身，不懂教學(xué)管理的相關(guān)知識(shí)，還有的雖然是教學(xué)管理專業(yè)畢業(yè)，但不懂所在院系的專業(yè)知識(shí)，還有一些教學(xué)秘書(shū)仍停留在事務(wù)型、經(jīng)驗(yàn)型的管理層面上，教學(xué)管理方法陳舊，只習(xí)慣于上傳下達(dá)、被動(dòng)接受任務(wù)，工作上缺少創(chuàng)造性、積極性和科學(xué)性。
二、教學(xué)秘書(shū)的角色定位和工作任務(wù)
教學(xué)秘書(shū)是高校基層教學(xué)單位最直接的教學(xué)管理人員，是學(xué)校教務(wù)部門(mén)和院系教學(xué)主任的得力助手，是聯(lián)系教務(wù)處、各學(xué)院、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、督學(xué)專家和學(xué)生之間的紐帶，在教學(xué)工作中有著不可替代的作用。概括起來(lái)，教學(xué)秘書(shū)的角色定位和工作任務(wù)主要有：
1.教學(xué)秘書(shū)是服務(wù)者
這是教學(xué)秘書(shū)的基本職能，教學(xué)秘書(shū)要樹(shù)立“立足本職、開(kāi)拓創(chuàng)新、服務(wù)至上”的理念，具體體現(xiàn)在為教學(xué)、科研服務(wù)；為全體師生服務(wù)；為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。主要是通過(guò)學(xué)籍管理、成績(jī)管理、考務(wù)管理、教學(xué)運(yùn)行的監(jiān)督管理、日常教務(wù)工作管理、教材的征訂和發(fā)放管理、教學(xué)檔案管理等工作得以實(shí)現(xiàn)。
2.教學(xué)秘書(shū)是基層管理者
教學(xué)秘書(shū)是院系教學(xué)管理的基層管理者、信息反饋者。一是協(xié)助院、系分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)工作的一般運(yùn)行進(jìn)行管理。如對(duì)教師調(diào)停課的管理、輔導(dǎo)答疑的管理、聽(tīng)課的管理、教學(xué)計(jì)劃的管理等。二是教學(xué)質(zhì)量的保障和監(jiān)控管理。廣泛收集來(lái)自學(xué)生評(píng)教、教師評(píng)學(xué)、同行互評(píng)、教學(xué)督導(dǎo)專家和信息員的信息，對(duì)教師的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行全面調(diào)查管理和評(píng)議，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)運(yùn)行的全過(guò)程實(shí)施全程質(zhì)量管理。
3.教學(xué)秘書(shū)是溝通協(xié)調(diào)者
教學(xué)秘書(shū)在具體的工作中，既要面臨教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生等多層面的協(xié)調(diào)工作；也要涉及到與各教學(xué)部門(mén)、與有關(guān)職能部門(mén)之間的協(xié)調(diào)。具體來(lái)講，既要及時(shí)準(zhǔn)確的完成教學(xué)管理部門(mén)和院系領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作任務(wù)，又要客觀及時(shí)的將教學(xué)過(guò)程中的一些情況反饋上去。還要做好領(lǐng)導(dǎo)與教師、教師與學(xué)生之間的溝通協(xié)調(diào)關(guān)系。例如，每學(xué)期要根據(jù)教學(xué)計(jì)劃的要求落實(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)的教學(xué)任務(wù)，負(fù)責(zé)教師教學(xué)任務(wù)書(shū)、教師課表、學(xué)生課表等相關(guān)協(xié)調(diào)工作；協(xié)調(diào)課務(wù)安排與變動(dòng)事宜，并及時(shí)將課務(wù)安排與變更情況通知任課教師和學(xué)生；負(fù)責(zé)選課、考務(wù)工作中教務(wù)處、各學(xué)院、師生之間的協(xié)調(diào)工作等。
三、對(duì)解決教學(xué)秘書(shū)工作中存在問(wèn)題的一些思考
為了保障高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的穩(wěn)定性，保證教學(xué)工作正常進(jìn)行，維護(hù)良好的教學(xué)秩序。筆者針對(duì)目前高校教學(xué)秘書(shū)工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，提出了以下幾點(diǎn)對(duì)策：
1.重視教學(xué)秘書(shū)工作，調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)的工作積極性
學(xué)校應(yīng)明確教學(xué)管理在學(xué)校管理中的重要地位，各高校應(yīng)使工作在不同崗位的人員都能夠得到相當(dāng)?shù)拇�，�?jiān)持公開(kāi)、公平、競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)的用人原則和合理的教學(xué)秘書(shū)人員進(jìn)出機(jī)制。根據(jù)工作中的表現(xiàn)，給予教學(xué)秘書(shū)評(píng)優(yōu)、升職和相當(dāng)?shù)脑u(píng)職稱機(jī)會(huì)。由此來(lái)調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)工作的主動(dòng)性和積極性。
2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高教學(xué)秘書(shū)的專業(yè)能力和管理水平
教學(xué)秘書(shū)既要有一定的理論水平，也要具有較強(qiáng)的實(shí)踐能力才能順利的開(kāi)展工作。具體來(lái)說(shuō)，教學(xué)秘書(shū)要掌握一定的教學(xué)管理知識(shí)、所在院系的專業(yè)知識(shí)、熟悉現(xiàn)代化辦公的能力。這就要求各高校給教學(xué)秘書(shū)提供各種學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和進(jìn)修機(jī)會(huì)，著重提高和完善教學(xué)秘書(shū)的知識(shí)水平、管理水平、統(tǒng)籌計(jì)劃能力、研究問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力、表達(dá)能力、公文處理能力、溝通協(xié)調(diào)能力、收集和處理信息資料的能力，不斷提高工作效益，使教學(xué)管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。
3.加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)思想意識(shí)
教學(xué)管理復(fù)雜、多樣，涉及方方面面，即使一個(gè)很小的環(huán)節(jié)銜接不暢都會(huì)對(duì)教學(xué)運(yùn)行產(chǎn)生一定的影響。因此，學(xué)校應(yīng)鼓勵(lì)并要求廣大教學(xué)秘書(shū)不斷提高思想意識(shí)，充分利用空暇時(shí)間加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的知識(shí)水平和研究能力，使自己在做好日常教學(xué)管理的同時(shí)，能從一些瑣碎的教學(xué)事物中發(fā)現(xiàn)新情況和新問(wèn)題，從中去總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索規(guī)律，讓教學(xué)秘書(shū)從教學(xué)管理工作促進(jìn)教學(xué)管理研究，不斷提高教學(xué)管理工作的科學(xué)性、現(xiàn)代化和規(guī)范化水平，
4.加強(qiáng)考核管理，引入評(píng)優(yōu)激勵(lì)制度
目前，很多高校，例如四川某高校，沒(méi)有教學(xué)秘書(shū)的考核管理辦法，只要不導(dǎo)致教學(xué)事故，干好干壞一個(gè)樣（特別是編外教學(xué)秘書(shū)在工資水平上與在編教學(xué)秘書(shū)相差較大），導(dǎo)致了一些教學(xué)秘書(shū)沒(méi)有進(jìn)取心和責(zé)任心，極大的影響了工作水平。因此，有必要開(kāi)展教學(xué)秘書(shū)之間的崗位爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)。使教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍呈現(xiàn)優(yōu)勝劣汰的局面，對(duì)工作責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平高、業(yè)績(jī)突出者給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；恢復(fù)教學(xué)秘書(shū)的職稱評(píng)審資格，打破部分教學(xué)秘書(shū)工作了近10年還是初級(jí)職稱的境況。這樣能增強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和進(jìn)取精神，使教學(xué)秘書(shū)自覺(jué)提高個(gè)人修養(yǎng)、能力素質(zhì)、工作水平、責(zé)任意識(shí)和工作熱情等。
總之，進(jìn)一步提高教學(xué)秘書(shū)工作質(zhì)量，就要正確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書(shū)在高校中的地位和作用，采取適當(dāng)?shù)膶?duì)策，加強(qiáng)對(duì)他們的思想教育，提高他們的個(gè)人綜合素質(zhì)，豐富他們的專業(yè)知識(shí)，提供合理的發(fā)展空間，提高他們的工作積極性、開(kāi)發(fā)創(chuàng)造性，這樣才能推動(dòng)教學(xué)手段和教學(xué)方法改革，使教學(xué)秘書(shū)工作進(jìn)一步科學(xué)化、有序化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。
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