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文件管理制度

時間:2024-10-01 18:08:43 規(guī)章制度 我要投稿

文件管理制度精選15篇

  在現(xiàn)在社會,大家逐漸認(rèn)識到制度的重要性,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢?以下是小編為大家收集的文件管理制度,僅供參考,歡迎大家閱讀。

文件管理制度精選15篇

文件管理制度1

  本工程環(huán)保管理制度文件旨在規(guī)范我們的項目實施過程中對環(huán)境的保護(hù)措施,確保我們在追求經(jīng)濟(jì)效益時,兼顧環(huán)境保護(hù)和社會責(zé)任。文件主要包括以下幾個方面:

  1、環(huán)保政策與目標(biāo)

  2、環(huán)保法規(guī)遵守

  3、環(huán)境影響評估

  4、環(huán)保設(shè)施建設(shè)和運(yùn)營

  5、廢棄物管理和資源回收

  6、環(huán)保培訓(xùn)與教育

  7、環(huán)保監(jiān)測與報告

  8、環(huán)保應(yīng)急預(yù)案

  內(nèi)容概述:

  1、環(huán)保政策與目標(biāo):明確公司的環(huán)保理念,設(shè)定環(huán)保目標(biāo),并將其融入工程項目的規(guī)劃和執(zhí)行中。

  2、環(huán)保法規(guī)遵守:確保所有工程活動遵守國家和地方的環(huán)保法規(guī),防止違法行為發(fā)生。

  3、環(huán)境影響評估:在項目啟動前進(jìn)行環(huán)境影響評估,識別潛在的環(huán)境風(fēng)險,并制定相應(yīng)的.緩解策略。

  4、環(huán)保設(shè)施建設(shè)和運(yùn)營:建設(shè)必要的環(huán)保設(shè)施,如污水處理系統(tǒng)、噪音控制設(shè)備等,確保其正常運(yùn)行,減少污染排放。

  5、廢棄物管理和資源回收:規(guī)范廢棄物分類、存儲和處理,鼓勵資源回收利用,降低廢物產(chǎn)生。

  6、環(huán)保培訓(xùn)與教育:定期對員工進(jìn)行環(huán)保知識培訓(xùn),提高全體員工的環(huán)保意識。

  7、環(huán)保監(jiān)測與報告:建立環(huán)保監(jiān)測體系,定期報告環(huán)?冃,以實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。

  8、環(huán)保應(yīng)急預(yù)案:制定應(yīng)對突發(fā)環(huán)境事件的預(yù)案,以快速有效地減輕可能造成的環(huán)境損害。

文件管理制度2

  機(jī)房管理制度的重要性不言而喻。

  它不僅確保了企業(yè)核心業(yè)務(wù)的'連續(xù)性和穩(wěn)定性,也是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營的重要組成部分。

  有效的制度能夠降低因人為錯誤導(dǎo)致的事故風(fēng)險,提高服務(wù)質(zhì)量和客戶滿意度。

  良好的機(jī)房管理能延長設(shè)備壽命,減少維修成本,從而為企業(yè)節(jié)省開支。

文件管理制度3

  為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,有效地為學(xué)校管理服務(wù),結(jié)合本校實際情況,特制定本制度。

  一、總則

  第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。

  第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室,隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案,并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。

  第三條根據(jù)檔案工作實際需要,綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理,提供利用等工作,各部門設(shè)兼職檔案人員,負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理,并按規(guī)定向綜合檔案室移交。

  二、立卷、歸檔

  第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理,文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務(wù),必須認(rèn)真做好。

  第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。

  第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括上級文件,內(nèi)部資料,活動資料及簿、冊、圖表,出版物、照片、光碟等),均屬立卷歸檔范圍。

  第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律,保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件、資料的保存價值,便于保管和利用。

  第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)(含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案)、會計、基建分類,聲像檔案獨(dú)立編目組卷。

  1、文書檔案按保管期限、年度分類,由檔案管理員組卷歸檔。

  2、會計檔案,按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列,由財務(wù)室整理歸檔。

  3、學(xué)籍檔案,按教學(xué)年度、屆分類,按年級、班級組卷,由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

  4、教師業(yè)務(wù)檔案,以人為單位分類、整理,由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

  5、基建檔案,按基建項目組卷,由總務(wù)處收集、整理,工程竣工后移交檔案室。

  6、聲像檔案,按載體性質(zhì)、形狀分類排列,由電教室人員整理、歸檔。

  7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。

  第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。

  1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠(yuǎn)利用價值的文件,劃為永久保存。

  2、長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)需要查考的文件,劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

  3、短期保存。凡是在較短時間內(nèi)需要查考的各種文件、資料,劃為短期保存。短期保存為15年以下。

  第十條文件的組合。組合的基本作法如下:

  1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應(yīng)組合在一起。

  2、會議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

  3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件,應(yīng)組合在一起。

  4、工作計劃、總結(jié)等文件,一般可按部門名稱組合。

  5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

  第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

  第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復(fù)文件,需要辦理銷毀手續(xù)。

  第十三條歸檔時間。

  1、階段歸:凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料,在任務(wù)完成后,相關(guān)部門一個月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由專項負(fù)責(zé)人審定后,交綜合檔案室歸檔。

  2、隨時歸:上級文件、通知,人事調(diào)動材料,在落實好文件精神或辦好調(diào)動手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。

  3、年度歸:各項管理中形成的文件、材料,各部門一律在次年第一季度內(nèi),將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由各部門負(fù)責(zé)人審定后,向綜合檔案室移交。

  第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷,應(yīng)符合下列要求:

  1、歸檔的`文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項活動的真實情況和歷史過程。

  2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。

  3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面,填寫時用黑色筆書寫或打印,字跡要工整、清晰。

  4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

  第十五條案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份以電子文檔保存。

  三、檔案的管理和利用

  第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對檔案管理的要求,對存放的各類檔案進(jìn)行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。

  第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則,切實做好“六防”工作,即:防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況,對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制,保護(hù)檔案的安全與完整。

  第十八條檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應(yīng)及時歸還。

  第十九條借用檔案人員必須做到:

  1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護(hù)檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。

  2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱,借用前必須登記,用后應(yīng)及時歸還,歸還時要進(jìn)行清查、核對和注銷。

  3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級或重要的管理檔案,須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。只有在上一級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項工作必須的特殊情況下,經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn),方可將檔案原件借出室外使用。

  4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時,應(yīng)征得檔案管理人員同意。

  第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到:

  1、接待檔案利用人員要熱情,認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

  2、要仔細(xì)檢查歸還檔案,發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者,應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告,按有關(guān)規(guī)定處理。

  3、確保文件、材料的安全,做好保密工作。

  4、平時匯集,按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理,應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件,應(yīng)及時請求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件,以便存檔和查閱。

  四、檔案的鑒定與銷毀

  第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。

  第二十二條制定各類檔案保管期限,作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。

  第二十三條銷毀檔案程序

  1、對已到保管期限的檔案,經(jīng)鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。

  2、會計檔案的銷毀,應(yīng)經(jīng)上級主管部門的批準(zhǔn)。

  3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字,兩人以上參加銷毀,密件按規(guī)定要求銷毀。

  4、銷毀的文件要造冊存檔備查。

  五、建立檔案保密制度,維護(hù)檔案的完整和安全

  第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī),嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。

  第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機(jī)密守口如瓶。

  第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可,不得進(jìn)入檔案庫房。

  第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,認(rèn)真履行借閱手續(xù)。

  第二十八條利用檔案中的密件,必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),在調(diào)閱室內(nèi)閱讀,不準(zhǔn)帶走。

文件管理制度4

  技術(shù)文件管理制度是企業(yè)運(yùn)營中不可或缺的一環(huán),它旨在規(guī)范技術(shù)文件的生成、存儲、更新和廢棄流程,確保技術(shù)信息的準(zhǔn)確、完整和安全。這種制度對于維護(hù)企業(yè)的技術(shù)資產(chǎn)、保障產(chǎn)品質(zhì)量、提高工作效率以及滿足法規(guī)合規(guī)性都起著至關(guān)重要的作用。它能防止因文件管理混亂導(dǎo)致的技術(shù)知識流失,促進(jìn)技術(shù)知識的有效傳播和利用。

  內(nèi)容概述:

  1. 文件分類與編碼:明確各類技術(shù)文件的分類標(biāo)準(zhǔn),如設(shè)計圖紙、技術(shù)報告、操作手冊等,并建立一套易于檢索的編碼系統(tǒng)。

  2. 文件審批流程:規(guī)定文件從起草到發(fā)布的審批流程,確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性、適用性和合規(guī)性。

  3. 文件版本控制:管理文件的修訂歷史,確保各版本間的.有效追蹤和更新。

  4. 存儲與備份:設(shè)定文件的存儲位置和期限,以及定期備份和恢復(fù)機(jī)制,防止數(shù)據(jù)丟失。

  5. 訪問權(quán)限管理:根據(jù)員工職責(zé)設(shè)定不同級別的訪問權(quán)限,保護(hù)敏感信息。

  6. 文件分發(fā)與回收:規(guī)定文件的內(nèi)部分發(fā)和對外傳遞流程,以及不再使用的文件回收和銷毀程序。

  7. 培訓(xùn)與執(zhí)行監(jiān)督:定期培訓(xùn)員工遵守制度,同時進(jìn)行執(zhí)行情況的檢查和評估。

文件管理制度5

  1目的

  為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。

  2適用范圍

  適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

  3定義

  3.1文件:公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書,是公司各項工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。

  3.2受控文件:需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時保持有效版本的文件。

  3.3非受控文件:不受更改/修訂的控制,其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識,文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

  3.4外來文件:指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動有關(guān)的文件 (法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

  4職責(zé)

  4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門,負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作,并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

  4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

  4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

  4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。

  4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

  4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門,負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

  5文件分級分類

  5.1文件分級

  5.1.1一級文件:公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。

  5.1.2二級文件:規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。

  5.1.3三級文件:各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等,包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。

  5.1.4四級文件:表格、表單類文件,凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。

  6文件編號、標(biāo)識與控制

  6.1文件編號:[Microsof1] 公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

  注:各部門代號

  部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

  6.2文件的標(biāo)識與控制

  文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標(biāo)識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件,不作標(biāo)識;

  長期有效的文件予以編號和標(biāo)識,控制其發(fā)放,回收作廢失效版本;

  一次性或短時間有效的文件過期自然失效,以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識,不必跟蹤回收其過期版本。

  7文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布

  7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

  (1)公司級行政性文件:公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告,由人事行政部負(fù)責(zé)編制。

  (2)公司級管理性文件:如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度,由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。

  (3)各部門行政性文件:各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告,由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。

  (4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》,部門負(fù)責(zé)人審核,常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

  (5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》,部門負(fù)責(zé)人審核,常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

  7.2文件歸檔、發(fā)放、保管

  7.2.1文件歸檔

  (1)經(jīng)審批后的文件,人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”,并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

  (2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新,并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

  7.2.2文件發(fā)放

  公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放:

  (1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;

  (2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;

  (3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本,人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量,填寫發(fā)放編號,并由領(lǐng)用者簽名。

  (4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件,收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

  7.2.3文件保管與借閱

  (1)文件保管:所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的`文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門,文件持有者使用有效版本,并確保文件清晰易于識別。

  a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

  b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。

  c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。

  (2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù),各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”,管理文件的借出和歸還。

  (3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份,并作出版本標(biāo)識,采用密碼進(jìn)行保護(hù),限定查閱及使用范圍,由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。

  (4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職,應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。

  7.3文件的更改與回收作廢

  7.3.1文件更改

  (1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時,由文件歸口部門提出,并實施具體更改工作,文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性,必要時相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。

  (2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

  (3)文件修改內(nèi)容較少時,可以采用劃改、換頁的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進(jìn)行換版。

  (4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為:每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次,即修改狀態(tài)號最高是10,當(dāng)超過10次時,文件換版,即由A版升為B版,以此類推。特殊情況下,換版不受此限制。

  (5)文件更改內(nèi)容必須及時到達(dá)文件使用場所,對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查,并確認(rèn)更改效果。

  (6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題,提出文件更改意見。

  7.4文件的作廢與銷毀

  (1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時,原文件應(yīng)作廢收回,作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收,并登記標(biāo)明回收日期。

  (2)文件作廢或換頁換版時,對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀,并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中,若需保留作廢文件時要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。

  (3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

  7.5外來文件管理

  7.5.1外來文件接收與歸口

  (1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件,由人事行政部統(tǒng)一收集管理,并建立《外來文件清單》。

  (2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

  (3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后,交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行,履行完畢后,由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況,交檔案室備檔。

  7.6保密文件的管理

  7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理,秘密信息以載體形式歸檔后,交由檔案室負(fù)責(zé)管理。

  7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則:

  文件密級發(fā)放、傳閱范圍

  絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象

  機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員,機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象

  秘密公司部門主管級以上人員,秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對象

  附件:

  《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》

  《文件審閱簽發(fā)單》

  《受控文件清單》

  《文件發(fā)放登記表》

  《文件更改/評審單》

  《文件銷毀(留用)記錄表》

  《外來文件清單》

  公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽

  □通報 □指示 □通知 □批復(fù)

  □協(xié)調(diào) □請示 □報告 □接洽

  給(TO):日期(DATE): 年 月 日

  由(FROM):□請回復(fù)(REPLY) □請歸檔(FILE)

  標(biāo)題(SUBJECT):

  內(nèi)容(MESSAGE):見下文

  (空兩格,正文宋體四號字,表格視情況酌定)

  ××××(部門)

  二0一×年××月××日

  起草人:各部門負(fù)責(zé)人審簽:

  分管領(lǐng)導(dǎo)審簽:

  總經(jīng)理審簽:

  文件發(fā)放記錄表

  編號:

  序號文件名稱文件編號接收部門份數(shù)簽字發(fā)放/回收日期發(fā)放/回收部門

  編制: 年 月 日

  文件更改/評審單

  編號:

  文件編號

  文件名稱

  更改原因:

  更改內(nèi)容:

  評審結(jié)論:

  評審人員:

  編制: 年 月 日

  文件銷毀(留用)記錄表

  編號:

  序號記錄名稱記錄編號發(fā)放

  日期回收

  日期數(shù)量原因

  編制: 年 月 日

  外來文件清單

  編號:

  序號文件名稱備注

  1

  2

  3

  4

  5

  6

  7

  8

  9

  10

  11

  12

  13

  14

  15

  16

  17

  18

  19

  20

  21

  22

  23

  編制: 年 月 日

  受控文件清單

  編號:

  序號文件名稱文件編號版/次備注

  編制: 年 月 日

  文件審閱簽發(fā)單

  編號:

  擬文部門

  擬稿

  核稿

  文件名稱

  文件編號

  文件內(nèi)容摘要

  文件發(fā)放范圍

  (擬文部門填寫)主 送: 董事長□ 總經(jīng)理□

  抄送:行政人事部□ 財務(wù)部□ 營銷部□ 項目部□

  擬文部門 負(fù)責(zé)人意見:

  擬發(fā)簽字:

  法務(wù)部意見:

  審 簽:

  分管副總意見:

  審 簽:

  公司

  總經(jīng)理意見:

  審 簽:

  簽發(fā)

  日期

文件管理制度6

  1目的

  運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法,規(guī)范上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的控制,從而保證質(zhì)量體系的有效運(yùn)行。

  2適用范圍

  適用于上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。

  3職責(zé)

  3.1管理部質(zhì)量主管負(fù)責(zé)所有質(zhì)量體系文件的控制。

  3.2分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由部門內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)人員編制。

  3.3管理者分代表和相關(guān)主管人員負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進(jìn)工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。

  3.4分公司經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的`批準(zhǔn)。

  4實施程序

  4.1質(zhì)量體系文件的建立

  4.1.1質(zhì)量手冊和程序文件。質(zhì)量手冊和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放,分公司管理處不得涂改。

  4.1.2管理處作業(yè)指導(dǎo)書

  4.1.2.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書由管理處各部門相關(guān)人員編寫、排版、打印。

  4.1.2.2相關(guān)部門主管需要對作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行會審,分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)復(fù)審,總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。

  4.1.2.3質(zhì)量主管對文件進(jìn)行編號及排版檢查,并辦理《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》。

  a.編號方法為:

  wi-sh(xxx)-xx-xxx

  順序號

  文件類別號

  上海分公司xxx管理處代碼

  作業(yè)指導(dǎo)書代碼

  文件類別號有九類,分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務(wù)、

  社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營、財務(wù)管理)、bm(部門工作指導(dǎo))、st(食堂)。

  b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。

  4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場部,33-04為工程部,33-05為財務(wù)部,33-06為凱迪克大廈管理處。

  4.1.3物業(yè)管理方案

  4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負(fù)責(zé)編寫。

  4.1.3.2管理者分代表負(fù)責(zé)《物業(yè)管理方案》的審核,總經(jīng)理復(fù)審后報總公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  4.1.3.3質(zhì)量主管對《物業(yè)管理方案》進(jìn)行編號、排版和打印。

  4.2質(zhì)量體系文件的修改

  4.2.1在質(zhì)量體系文件的建立過程中,對審核和批準(zhǔn)不通過的質(zhì)量體系文件要進(jìn)行修改或重新編寫。

  4.2.2對投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過審批,審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。

  4.2.3文件修改時,由提出人填寫《體系文件修改申請單》,經(jīng)原文件審批人員審批后,由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。

  4.2.4文件內(nèi)容修改后,對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。

  4.2.5當(dāng)文件修改超過5次或修改內(nèi)容較多時,應(yīng)換版。

  4.3質(zhì)量體系文件的使用

  4.3.1作業(yè)指導(dǎo)書的編制人員負(fù)責(zé)向文件執(zhí)行人員進(jìn)行文件解讀和培訓(xùn),并對文件實施的情況進(jìn)行檢查,質(zhì)量主管負(fù)責(zé)建立《體系文件目錄》。

  4.3.2所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。

  4.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放

  4.4.1質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門時,質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門。

  4.4.2質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的《受控文件發(fā)放記錄表》,由領(lǐng)用人簽名登記。

  4.4.3除外來文件以外,發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。

  4.5質(zhì)量體系文件的借閱

  4.5.1除公司領(lǐng)導(dǎo)外,其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過質(zhì)量主管的批準(zhǔn),并填寫《文件借閱登記表》。

  4.5.2借出和歸還文件時,必須辦理清點(diǎn)手續(xù),由質(zhì)量主管和借閱者當(dāng)面核對清楚。

  4.5.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得對質(zhì)量體系文件進(jìn)行復(fù)制。

  4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應(yīng)措施,并追究當(dāng)事者責(zé)任。

  4.6質(zhì)量體系文件的保存

  4.6.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書保存一份原件,作業(yè)指導(dǎo)書的電子文檔要做備份。

  4.6.2質(zhì)量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導(dǎo)書原件存放于管理部文件架內(nèi),應(yīng)排列整齊,以便查找。發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。

  4.6.3文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

  4.6.4作廢的質(zhì)量手冊、程序文件要交還總公司質(zhì)量部,不得自行銷毀。

  4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導(dǎo)書因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,

  但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。

  5質(zhì)量要求

  所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進(jìn)行管理。管理處的作業(yè)指導(dǎo)書還需按照本文件的規(guī)定進(jìn)行控制。

  6監(jiān)督檢查

  總經(jīng)理負(fù)責(zé)按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

  7改進(jìn)分析

  本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時修改,以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。

  8記錄、標(biāo)識

  8.1 《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》

  8.2 《文件借閱登記表》

  8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》

  8.4 《作廢文件保存清單》

  8.5 《文件修改狀態(tài)頁》

  8.6 《體系文件目錄》

  8.7 《體系文件修改申請單》

文件管理制度7

  監(jiān)理文件管理制度對于項目的順利實施至關(guān)重要,它:

  1、保證信息的`準(zhǔn)確傳遞:避免因文件管理混亂導(dǎo)致的信息錯漏和延誤。

  2、提升工作效率:通過標(biāo)準(zhǔn)化流程,提高文件處理的速度和效率。

  3、保障項目質(zhì)量:確保監(jiān)理工作依據(jù)準(zhǔn)確無誤的文件進(jìn)行,防止質(zhì)量問題。

  4、防范風(fēng)險:良好的文件管理能減少法律糾紛,保護(hù)公司利益。

  5、促進(jìn)知識積累:通過有序的文件歸檔,積累項目經(jīng)驗和知識。

文件管理制度8

  一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求。

  二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的.各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

  三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

  四、文件資料檔案的保管、查閱。

  1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生,要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

  七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。

  八、對于公司機(jī)密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

文件管理制度9

  機(jī)要文件管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分,旨在確保企業(yè)敏感信息的安全與有效利用。它涵蓋了文件的`分類、存儲、訪問、傳輸、銷毀等多個環(huán)節(jié),旨在規(guī)范員工的行為,防止信息泄露,同時提高信息處理的效率。

  內(nèi)容概述:

  1. 文件分類與標(biāo)識:明確各類文件的重要性,如機(jī)密、秘密、內(nèi)部使用等,并設(shè)立相應(yīng)的標(biāo)識系統(tǒng)。

  2. 存儲管理:規(guī)定物理存儲和電子存儲的場所,設(shè)定訪問權(quán)限,確保安全。

  3. 訪問控制:確定誰可以查看、復(fù)制、修改或刪除文件,以及訪問的審批流程。

  4. 文件傳輸:規(guī)定安全的傳輸方式,如加密郵件、專用網(wǎng)絡(luò)等,防止信息在傳遞過程中被截取。

  5. 使用記錄:建立詳細(xì)的文件使用日志,以便追蹤和審計。

  6. 文件更新與版本控制:規(guī)定文件修訂、更新的流程,保證信息的準(zhǔn)確性和時效性。

  7. 銷毀程序:制定文件的廢棄和銷毀標(biāo)準(zhǔn),防止過期或不再需要的文件被不當(dāng)利用。

文件管理制度10

  電子文件管理制度的重要性不言而喻:

  1.保障信息安全:防止敏感信息泄露,維護(hù)企業(yè)利益。

  2.提高效率:標(biāo)準(zhǔn)化流程減少錯誤,提升工作效率。

  3.法規(guī)合規(guī):符合相關(guān)法規(guī)要求,降低法律風(fēng)險。

  4.知識管理:有效積累和傳承企業(yè)知識,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

  5.決策支持:有序的文件系統(tǒng)為決策提供準(zhǔn)確、及時的'信息。

文件管理制度11

  一、總則

  1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上堅持強(qiáng)勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

  2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料,確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。

  3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

  二、技術(shù)文件的編制

  1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

  具體包括:

  1)開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

  2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。

  3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

  4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

  2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

  3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

  三、技術(shù)文件的提交

  1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

  2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。

  3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

  4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

  四、技術(shù)文件的歸檔

  1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的.責(zé)、權(quán)、利。

  2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

  3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

  4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

  5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

  6、歸檔文件時,須填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進(jìn)行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。

  五、技術(shù)文件的借閱

  1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法堅持不具權(quán)限的文件。

  2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫《借閱登記表》,然后方可經(jīng)過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

  3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。

  4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時,須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。

  六、職責(zé)追究

  各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。

文件管理制度12

  文件管理制度對于企業(yè)的運(yùn)營至關(guān)重要:

  1. 提升效率:規(guī)范化的文件管理能減少尋找文件的`時間,提高工作效率。

  2. 保障信息安全:嚴(yán)格的權(quán)限控制防止信息泄露,保護(hù)企業(yè)利益。

  3. 支持決策:準(zhǔn)確、完整的文件資料為企業(yè)決策提供有力支持。

  4. 遵守法規(guī):符合相關(guān)法律法規(guī)要求,避免因文件管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險。

  5. 傳承知識:有序的文件歸檔有助于企業(yè)知識的積累和傳承。

文件管理制度13

  一、管理職現(xiàn)

  1、技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件(工藝、檢驗規(guī)范)的編制、更改、負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核。

  2、總經(jīng)理負(fù)責(zé)對技術(shù)文件的適宜性進(jìn)行審批。

  3、品控部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的歸檔管理、發(fā)放等管理工作。

  二、工作程序

  1、生產(chǎn)行政部針對產(chǎn)品的要求,通過,確定應(yīng)有的技術(shù)文件(包括配方、工藝、檢驗規(guī)范等)。

  2、根據(jù)技術(shù)文件的要求相應(yīng)落實到有關(guān)人員,收集有關(guān)資料,作為開發(fā)產(chǎn)品的依據(jù),這些資料應(yīng)由技術(shù)部負(fù)責(zé)人對其適宜性進(jìn)行評審。

  3、通過評審,由開發(fā)人員對產(chǎn)品進(jìn)行開發(fā),編制相應(yīng)的技術(shù)文件,這些文件在適當(dāng)?shù)碾A段,由生產(chǎn)行政部對其符合性進(jìn)行評審,必需時由質(zhì)量負(fù)責(zé)人如今有關(guān)部門一同進(jìn)行評審。評審符合要求后,交技術(shù)部負(fù)責(zé)審核、總經(jīng)進(jìn)批準(zhǔn)后進(jìn)行小樣試驗。

  4、通過批準(zhǔn),由化驗室 負(fù)責(zé)小親試樣,對小樣進(jìn)行產(chǎn)品特性的總體驗證。

  5、在驗證中如發(fā)現(xiàn)不符原開發(fā)要求,應(yīng)由原開發(fā)人員負(fù)責(zé)對設(shè)計開發(fā)文件作更改,更改后仍應(yīng)進(jìn)行審批。

  6、通過驗證,產(chǎn)品符合要求,可采用產(chǎn)品鑒定或顧客確認(rèn)的方法對產(chǎn)品進(jìn)行鑒定。

  7、通過鑒定,由開發(fā)人員對技術(shù)進(jìn)行一次完整性的檢查,正式定稿,定稿的文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,作為批量投產(chǎn)的`依據(jù)。

  8、審批后的正搞,由品控部移交到技術(shù)部進(jìn)行歸檔,根據(jù)需要,技術(shù)部負(fù)責(zé)指派專人對文件進(jìn)行復(fù)制,發(fā)放到需使用的部門,進(jìn)行使用。

  9、在使用中發(fā)現(xiàn)文件中有差錯或需進(jìn)行更改,由使用部門提出報技術(shù)部,負(fù)責(zé)人簽注意見后,由原開發(fā)人員進(jìn)行更盡管,當(dāng)指定其它人員更改,應(yīng)取得相應(yīng)的背景資料。

  10、更改后,應(yīng)通過4.4、4.5、4.7、4.8程序后,由技術(shù)部負(fù)責(zé)原稿進(jìn)行修改,對發(fā)下文件同時進(jìn)行修改。

  11、任何人員、任何部門均不得擅自更改文件,對制訂審批后的文件應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。

  12、本制度由生產(chǎn)行政結(jié)合平時工藝執(zhí)行情況一同監(jiān)督實施情況。

  13、當(dāng)發(fā)現(xiàn)擅自更改或不執(zhí)行情況,質(zhì)檢部將開出《糾正措施處理單》限期進(jìn)行整改,嚴(yán)重的應(yīng)按違反廠紀(jì)廠規(guī)進(jìn)行處理,對造成損失將追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任,對造成事故的移交有關(guān)方面處理。

文件管理制度14

  程序文件管理制度的重要性不言而喻,它:

  1.提高效率:通過標(biāo)準(zhǔn)化流程,減少工作中的混亂和延誤。

  2.防范風(fēng)險:清晰的指導(dǎo)減少錯誤,防止?jié)撛诘腵法律或安全問題。

  3.傳承知識:文件化知識,便于新員工快速融入和老員工的離職交接。

  4.提升質(zhì)量:通過持續(xù)改進(jìn),提升產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。

  5.保證合規(guī):遵守法規(guī),避免因違規(guī)操作帶來的罰款或聲譽(yù)損失。

文件管理制度15

  一、總則及范圍

  為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件;項目資料;項目預(yù)算單、決算單的完整性,避免混亂,特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

  本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件;項目資料;項目預(yù)算單、決算單的管理。

  二、管理業(yè)務(wù)與分工

  1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。

  2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。

  三、管理內(nèi)容與要求

  1.技術(shù)文件的種類

 。1)技術(shù)類文件

  由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。

  (2)管理類文件

  由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項目的合同;項目資料;項目預(yù)算單、決算單等。

  2.文件登記

 。1)技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》,掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應(yīng)包括:編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。

 。2)文件接收后,技術(shù)員應(yīng)及時對文件進(jìn)行分類編號并作記錄。

  3.文件的歸檔及保管

  技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。

  4.文件的借用

 。1)文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

  5.文件的修改與審批

  (1)當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時,由技術(shù)部該專業(yè)的工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人)分析確定是否需要修改。

 。2)技術(shù)文件確定修改后,由技術(shù)部該專業(yè)工程師(或?qū)I(yè)的'業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人)填寫《設(shè)計更改單》。

  《設(shè)計更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容:

 。╝)技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號;

 。╞)更改理由;

 。╟)會審意見、會審簽名;

 。╠)設(shè)計、工藝負(fù)責(zé)人簽名;

 。╡)修改內(nèi)容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。

 。3)技術(shù)文件的xx與批準(zhǔn)

  一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行xx和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定,會議通過審定后,由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。

 。4)技術(shù)員接到《設(shè)計更改單》后,應(yīng)立即著手工作,更改時,必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記)。

 。5)技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔(在登記時應(yīng)作出標(biāo)記)。

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