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【推薦】工程檔案管理制度
現(xiàn)如今,人們運用到制度的場合不斷增多,制度具有合理性和合法性分配功能。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?以下是小編收集整理的工程檔案管理制度,歡迎閱讀與收藏。
工程檔案管理制度1
1目的
1.1為了建立健全集團(tuán)公司開發(fā)項目工程資料管理,完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地管理好工程資料檔案,充分發(fā)揮工程資料檔案在投資、開發(fā)工作中的重要作用,為公司提高工程管理和投資效益提供更好的服務(wù)。
1.2工程資料是指整個建設(shè)項目從前期、開工、施工、竣工及驗收、備案全過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括在此過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。
2工程資料的歸檔范圍
2.1對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的資料,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。
2.2工程資料的具體歸檔范圍應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》的要求。
3工程文件材料的質(zhì)量要求
3.1工程資料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備(不能代簽或打印)。
3.2復(fù)印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應(yīng)符合規(guī)定的質(zhì)量要求。
3.3工程資料應(yīng)為原件,復(fù)印件必須注明原件的存放地,經(jīng)辦人并加蓋原件存放單位的公章。
3.4工程資料的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
3.5工程資料的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確,與工程實際相符合。
4工程施工過程中的資料檢查:
工程部資料員在工程施工過程中不定期檢查(每月必檢一次)施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量驗收和安全資料,及時檢查資料是否按國家質(zhì)量/安全驗收規(guī)范、地方主管部門相關(guān)文件要求編制,與施工現(xiàn)場是否同步,原材料、試件等是否按規(guī)范留置、送檢,發(fā)現(xiàn)有缺漏的,列出缺漏清單,督促施工、監(jiān)理單位及時補齊。
必須檢查的施工階段:項目開工前;基礎(chǔ)、主體等各分部工程驗收前;竣工驗收前二個月。
5工程資料的接收:
5.1遞件單位提供給工程部的工程資料(工程技術(shù)文件、來文、圖紙、資料)由部門資料員統(tǒng)一接收,并應(yīng)填寫《工程資料接收記錄》和《收文登記表》。
5.2工程部或其它部門從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件,一律交資料員,并應(yīng)登記。
5.3對接收的工程資料,必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。
5.4對接收的工程資料應(yīng)及時建立工程資料接收總登記臺賬和分類臺賬(簿式臺帳和電子臺帳)。
5.5對各單位提供的不符合規(guī)定的檔案資料文件,資料室有權(quán)退回歸檔單位,歸檔單位應(yīng)按資料室的有關(guān)要求進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的歸檔資料。
5.6凡因工程文件材料歸檔不完整,不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者,不能進(jìn)行工程決算、工程款支付,各項工程款的付款必須由資料室對竣工資料簽收合格后支付。
5.7工程檔案在工程項目竣工驗收后一個半月內(nèi)由施工單位向建設(shè)方提交完整、準(zhǔn)確、并經(jīng)各參建方有關(guān)負(fù)責(zé)人簽章的工程技術(shù)檔案資料。
5.8施工方要按合同約定的份數(shù)移交工程竣工資料到公司資料室,在取得資料室資料員接收資料的確認(rèn)簽字后,才能與公司成本部、財務(wù)部進(jìn)行結(jié)算工作。移交歸檔材料必須填好移交清單,一式兩份,移交人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字,各自保存一份,以備存查。
5.9凡歸檔的文件材料,如不符合有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的,資料室有權(quán)不接收。
5.10凡不按歸檔范圍、時間、要求歸檔的,資料室有權(quán)追查。
6工程資料的發(fā)放
6.1分發(fā)外單位和部門的工程資料(工程技術(shù)文件、發(fā)文、圖紙、資料)由部門資料員統(tǒng)一辦理。
6.2呈送上級單位的工程資料由工程部(項目部)確定發(fā)放單位、部門及份數(shù)。
6.3工程部分發(fā)的圖紙資料應(yīng)編制《圖紙資料分發(fā)清單》,分發(fā)的圖紙資料至少預(yù)留一份,連同《圖紙資料分發(fā)清單》原件存檔。
6.4為避免工程資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象,圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定專人領(lǐng)取,并電話或書面通知部門資料員,剖門資料員填寫《圖紙資料發(fā)放領(lǐng)取登記表》。
7設(shè)計變更、工程聯(lián)系單管理規(guī)定
7.1設(shè)計變更、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由部門資料員按設(shè)計變更、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時分發(fā)并建立簽收記錄。
7.2設(shè)計變更、工程聯(lián)系單原件一律及時歸檔保存。
8工程資料的'保管
8.1及時將收集的資料、圖紙等,整理分類、編寫目錄,裝訂成冊,在保管過程中,嚴(yán)格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。
8.2歸檔的資料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
8.3資料按類別存放,在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。
8.4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵”工作,檔案柜必須加鎖。
8.5保存的工程資料每半年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理。
9聲像資料管理辦法
9.1工程施工聲像資料主要是指施工過程管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、影片、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。
9.2公司應(yīng)向城建檔案管理機構(gòu)報送的聲像檔案主要有:建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說明。
9.3照片檔案要求
9.3.1技術(shù)要求
9.3.1.1建設(shè)工程聲像檔案歸檔內(nèi)容是指整個工程建設(shè)過程,從原貌、施工到竣工驗收等一系列活動中,用照片、錄像等形式現(xiàn)場采集的有保持價值的工程聲像素材以及后期整理成果。
9.3.1.2錄制、拍攝的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整,與實際工程相符。
9.3.1.3應(yīng)按照工程施工順序進(jìn)行拍攝,保持畫面之間的有機聯(lián)系。
工程項目如果為多個單位工程,各單位工程的名稱必須標(biāo)示清楚,各單位工程的內(nèi)容應(yīng)保持完整和連續(xù)。
工程照片必須是原版、原件,底片與正片相符,底片不得磨損、劃傷、有污漬,膠卷、相紙應(yīng)選擇質(zhì)地良好的產(chǎn)品。
(1)照片應(yīng)當(dāng)主題明確,畫面清晰完整,色彩還原準(zhǔn)確,無污染,被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象。
(2)照片規(guī)格為6英寸光面彩色照片,無需過塑,同時附照片對應(yīng)的元數(shù)據(jù)光盤和文字說明。照片文字說明包括拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。
。3)數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)使用不低于800萬像素的數(shù)碼相機拍攝,圖像格式為JPEG格式,不能進(jìn)行壓縮、修改、添加、合成、挖補等編輯處理(為提高畫面質(zhì)量、增強畫面效果所做的技術(shù)后期處理除外)。手機拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片。
9.3.2編制要求
9.3.2.1分類:同一工程項目內(nèi)按照建設(shè)程序、問題等進(jìn)行分類。
9.3.2.2排列:按照分類方案,結(jié)合時間和重要程度等進(jìn)行排列。
9.3.2.3編號:照片號是固定和反映每張照片在整個工程項目照片中的代碼,同一個工程項目的照片應(yīng)連續(xù)編號,從“1”開始按順序編號。
9.3.2.4入冊:應(yīng)按照分類、排列順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋,組成照片冊。應(yīng)使用國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)照片冊。
9.3.2.5說明:分單張照片說明和組合照片說明兩種。
。1)單張照片說明的格式:每張照片要對應(yīng)填寫一張著錄卡片,采用橫寫格式,分段書寫。其格式如下:
照片號(底片號):即照片的編號
參見號:由檔案保管單位填寫
題名:簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容
時間:用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,如20111013
地點:工程所在地點
攝影者:一般填寫個人,必要時可加寫單位
(2)每張照片要對應(yīng)填寫一張著錄卡片,題名的正確書寫:工程名稱+(棟、標(biāo)段)十部位(詳細(xì)施工內(nèi)容)
。3)組合照片說明的填寫:
一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后,可擬寫組合照片總說明。
組合照片總說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的主要信息內(nèi)容及其他需要說明的事項?傉f明中應(yīng)指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。組合照片一般不宜越冊。
(4)照片冊卷內(nèi)目錄
卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。
。5)照片冊脊背
卷盒封面無須填寫,照片夾脊背的“案卷號”欄留空!邦}名”欄填寫業(yè)主和工程名稱,“年度”填寫移交時所屬年份,脊背要求用70g牛皮紙打印好后粘貼。
9.3.2.6裝具:使用符合GB/T 11821—1989/20xx標(biāo)準(zhǔn)的6英寸照片檔案冊。照片說明、卷內(nèi)目錄、照片檔案冊脊背統(tǒng)一用黑白激光打印機打印。
9.4視頻檔案要求
9.4.1技術(shù)要求
9.4.1.1工程錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)主題明確,主題明確、內(nèi)容真實、連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)。專題片一般按整個項目時間順序制作。
。1)工程錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)使用專業(yè)級別攝像機,配以合適穩(wěn)固的腳架,記錄信號為數(shù)字方式,清晰度在2k(1920×1080像素)以上。
。2)錄像檔案資料應(yīng)配有相應(yīng)的文字說明,反映錄制時間、地點、內(nèi)容、人物、背景及拍攝者。
9.4.1.2建設(shè)工程聲像檔案素材全部做完后,應(yīng)填寫聲像檔案卷內(nèi)目錄。
9.4.1.3錄像資料需剪輯,根據(jù)工程項目等級制作成工程簡介視頻短片或?qū)n}片,視頻短片配解說字幕、背景音樂,專題片還須人工配音。字幕、圖像畫面要同步準(zhǔn)確。視頻短片或?qū)n}片輸出格式為高清格式,像素1920×1080,編碼格式為HD H、264 MPEG—4 AVC VIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO,總比特率不能低于30mbps,幀速率每秒25幀或50幀。
工程檔案管理制度2
1.目的
規(guī)范公司建設(shè)工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交、利用等工作。
2.適用范圍
本制度適用于公司所有新建、擴(kuò)建、改建和其它專項工程項目。
3.術(shù)語與定義
3.1建設(shè)工程檔案:建設(shè)工程項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理,到竣工、驗收全過程中直接形成的,具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式的原始?xì)v史記錄。包括工程建設(shè)前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收等;
3.2立卷:亦稱“組卷”,系按照一定的原則和方法,將有保存價值的文件分門別類整理成案卷;
3.3歸檔:建設(shè)工程的勘察、設(shè)計、配套、材料設(shè)備供應(yīng)、施工、監(jiān)理等單位在完成其工作任務(wù)或階段性任務(wù)時,向公司報送經(jīng)整理立卷的工程文件、資料以及公司各職能部門將項目階段形成并經(jīng)過整理立卷的工程文件、資料及時送行政管理部的過程;
3.4移交:工程竣工驗收后,公司向集團(tuán)檔案管理部門、物業(yè)管理部門和項目建設(shè)當(dāng)?shù)氐臋n案管理主管部門移送有關(guān)建設(shè)工程檔案的過程。
4.職責(zé)
4.1行政管理部
4.1.1負(fù)責(zé)各項目工程檔案的編目、接收、歸檔、保管、利用等管理工作;
4.1.2負(fù)責(zé)建立公司工程檔案的分類、檢索及調(diào)用體系;
4.1.3指導(dǎo)各部門制訂部門立卷類目,督促和檢查有關(guān)文件的歸檔;
4.1.4協(xié)助開發(fā)管理部完成建設(shè)當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)對工程檔案的預(yù)驗收及檔案移交工作;
4.2項目工程部
4.2.1負(fù)責(zé)項目建設(shè)前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收等工程文件的收集、匯總、立卷、歸檔、保管與保密;
4.2.2負(fù)責(zé)向公司各職能部門催要歸檔的工程文件、資料;
4.2.3負(fù)責(zé)提請項目建設(shè)當(dāng)?shù)貦n案管理機構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收;
4.2.4負(fù)責(zé)按照工程檔案相關(guān)規(guī)定和要求移交;
4.3工程管理部
4.3.1負(fù)責(zé)收集和整理從初步設(shè)計到施工圖設(shè)計完成階段的工程文件的立卷、保管、保密與歸檔;
4.3.2負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查項目工程部對工程文件的收集、匯總、立卷、保管與保密等工作;
4.4開發(fā)管理部
4.4.1負(fù)責(zé)收集和匯總整理各工程建設(shè)用地、征地、拆遷文件并立卷、保密、歸檔;
4.4.2負(fù)責(zé)收集和整理各工程立項文件并立卷、保密、歸檔;
4.5設(shè)計管理部
4.5.1負(fù)責(zé)收集和匯總整理各工程總體規(guī)劃設(shè)計、方案設(shè)計文件并立卷、保密、歸檔;
4.6成本管理中心
4.6.1負(fù)責(zé)收集和匯總整理工程設(shè)計、施工、材料設(shè)備等集中招投標(biāo)采購文件并組卷歸檔、保密;
4.6.2負(fù)責(zé)檢查工程設(shè)計、施工、材料設(shè)備等授權(quán)、分散招投標(biāo)采購文件的組卷歸檔和保密工作;
4.6.3負(fù)責(zé)檢查工程投資估算、概算,施工預(yù)算、結(jié)算等成本造價有關(guān)文件并立卷、保密、歸檔。
5.工作內(nèi)容
5.1工程檔案管理體系的建立
5.1.1建立工程檔案管理的組織體系;
5.1.2各職能部門應(yīng)制定內(nèi)部檔案管理制度;
5.1.3公司由一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案管理工作,并根據(jù)實際情況設(shè)置專職或兼職檔案工作人員;
5.1.4行政管理部統(tǒng)一制定工程檔案的編目,設(shè)定系列編號、指導(dǎo)各部門按該體系分類編目,并制定工程檔案歸檔計劃;
5.1.5各職能部門須實行工程檔案預(yù)立卷制,即在項目立項后,各專(兼)職檔案員按工程檔案分類要求擬好名目標(biāo)簽,便于各類文件、資料對號歸檔,為工程檔案的立卷和移交打好基礎(chǔ)。
5.2工程檔案的收集、整理
5.2.1項目立項是各類工程文件、資料收集的開始時間;
5.2.2各職能部門專業(yè)技術(shù)人員、管理人員有義務(wù)在完成工作(或事項)后3天內(nèi)主動將文件、資料的原件交專(兼)職檔案員鑒別;
5.2.3各專(兼)職檔案員將鑒別確認(rèn)有歸檔保存價值的文件、資料歸入擬好的名目標(biāo)簽的文件夾;
5.2.4各專(兼)職檔案員每月至少一次提醒各專業(yè)技術(shù)人員、管理人員提交文件、資料原件;
5.2.5各專(兼)職檔案員每月對工程檔案的預(yù)立卷進(jìn)行一次整理,以保證預(yù)立卷文件、資料的完整。
5.3工程檔案的立卷、歸檔
5.3.1案卷卷皮及卷內(nèi)目錄表應(yīng)統(tǒng)一執(zhí)行國家規(guī)范和建設(shè)當(dāng)?shù)匾?guī)定的規(guī)格和樣式;
5.3.2各職能部門在完成階段性工作后15天內(nèi)對形成的`工程文件和資料予以整理、立卷,并及時送交項目工程部歸檔;
5.3.3工程管理部須要求設(shè)計單位在完成初步設(shè)計和施工圖設(shè)計任務(wù)后向項目工程部提供整套設(shè)計文件,且在施工過程中不斷充實設(shè)計變更文件;
5.3.4在工程竣工后,工程管理部須督促項目工程部組織設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的技術(shù)人員、專(兼)職檔案員在7天內(nèi)完成對項目竣工檔案的整理、核實、確認(rèn)、立卷、歸檔等工作;
5.3.5各職能部門必須要求勘察、配套、材料設(shè)備供應(yīng)、施工、監(jiān)理等單位完成其工作任務(wù)或階段性任務(wù)后按合同或相關(guān)規(guī)范規(guī)定的時間提交經(jīng)立卷的工程文件、資料,并組織各專業(yè)技術(shù)人員、管理人員和專(兼)職檔案員在30天內(nèi)完成核實、確認(rèn)、立卷、歸檔工作;
5.3.6各職能部門宜同時留存工程文件、資料的電子文件,若來文中系重要的紙質(zhì)工程文件、資料除復(fù)印外宜形成電子版以備使用,對電子版文件做好備份工作。
5.3.7開發(fā)管理部應(yīng)按照建設(shè)當(dāng)?shù)貦n案管理機構(gòu)的要求對竣工資料進(jìn)行裝訂和立卷。
5.4工程檔案的移交、保管
5.4.1移交工程檔案應(yīng)編制清單目錄,并符合下列規(guī)定:
a、工程檔案必須規(guī)范完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);
b、工程檔案必須符合歸檔的質(zhì)量要求;
c、工程檔案必須與清單目錄保持一致;
d、工程檔案必須有交接、簽字、蓋章。
5.4.2項目工程部須根據(jù)建設(shè)當(dāng)?shù)貦n案管理機構(gòu)和竣工驗收意見及時對工程檔案進(jìn)行整改,并根據(jù)建設(shè)當(dāng)?shù)毓こ虣n案移交時限規(guī)定移交;
5.4.3工程管理部須在竣工驗收并對工程檔案文件整改完成后及時向物業(yè)管理部門移交相關(guān)工程檔案;
5.4.4工程管理部須在完成大產(chǎn)證的辦理或在移交物業(yè)管理部門的同時向集團(tuán)行政管理部移交工程檔案;
5.4.5行政管理部和物業(yè)管理部門須對移交的工程文件、資料進(jìn)行鑒別,剔除無歷史保存價值的文件、資料,確保不遺漏關(guān)鍵性的文件、資料;
5.4.6工程檔案資料移交前的保管工作由各職能部門、項目工程部承擔(dān);
5.4.7行政管理部須按照集團(tuán)制定檔案相關(guān)管理辦法和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求保管工程檔案資料。
5.5工程檔案的安全、保密
5.5.1公司各職能部門以及企業(yè)員工對工程檔案的安全和保密工作都有不可推卸的義務(wù)和責(zé)任;
5.5.2凡屬密級的工程檔案,應(yīng)由公司行政管理部統(tǒng)一保管;
5.5.3對泄露工程檔案機密的,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定視情予以處理,構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。
5.6工程檔案的查閱、利用、銷毀
5.6.1行政管理部部應(yīng)制定工程檔案檢索體系,并指導(dǎo)各職能部門及項目工程部制定相應(yīng)的文檔檢索系統(tǒng)方便工程檔案的查閱和利用;
5.6.2行政管理部應(yīng)制定工程檔案查閱利用制度,各職能部門和項目工程部應(yīng)按制度查閱或利用工程檔案;
5.6.3行政管理部須定期對工程檔案逐卷審查,對其內(nèi)容價值、保密期限作出鑒定,提出處理意見;
5.6.4需銷毀的檔案必須編制銷毀清冊,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)鑒定批準(zhǔn)后,由行政管理部具體負(fù)責(zé)銷毀,并要嚴(yán)格遵守監(jiān)銷制度,應(yīng)有兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,銷毀清冊應(yīng)存檔備查。
工程檔案管理制度3
一、檔案資料的歸檔分類及范圍
1.檔案資料的歸檔分類
工程建設(shè)檔案主要有公文、工程建設(shè)技術(shù)資料、經(jīng)濟(jì)合同、工程建設(shè)財務(wù)、行政管理及圖片等幾類。檔案資料應(yīng)按國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一分類、立卷、歸檔和存放。
2.檔案資料的歸檔范圍
。1)省、市政府的來往公文;
。2)建管處的來往公文;
(3)建管公司的來往公文;
。4)有關(guān)技術(shù)問題的審查、咨詢意見;
。5)會議文件、記錄等;
。6)工程建設(shè)期間形成的工程技術(shù)材料:
①招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同及協(xié)議;
、谠O(shè)計圖紙、施工組織設(shè)計;
③工程開工報告、施工方案、施工技術(shù)措施、施工計劃、報表等文件;
、芙ㄖ牧虾椭虚g產(chǎn)品的合格證、試驗報告,砼、砂漿等配合比的試驗報告;
、菰O(shè)計變更及索賠資料;
、奘┕y量記錄、地質(zhì)勘探資料,基礎(chǔ)處理、隱蔽工程施工記錄等材料;
、吖こ藤|(zhì)量、安全、事故及處理情況報告;
⑧施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、工程竣工圖及竣工驗收報告及質(zhì)量評定等;
⑨工程機械設(shè)備、儀器及引進(jìn)的技術(shù)設(shè)備圖紙等;
。7)工程價款結(jié)算等資料。
二、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定
為加強工程文件收發(fā)管理,理順傳遞關(guān)系,并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用,特制定本制度。
1.工程文件接收
。1)各單位提供給工程部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料、來文通知等)由檔案資料員統(tǒng)一接收。
(2)工程部個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件,一律移交檔案資料組進(jìn)行統(tǒng)一歸檔整理。
。3)檔案資料組對接收的工程文件資料,必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。
(4)檔案資料組對收發(fā)工程文件應(yīng)及時建立工程文件收發(fā)登記帳(收文簿、發(fā)文簿)
。5)登記完畢的工程文件,應(yīng)及時予以處理,在保證歸檔份數(shù)后,及時報審工程部領(lǐng)導(dǎo)審定,并及時處理。
。6)對接收的密級文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。
(7)檔案資料組對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè),并建立檔案分類登記帳
2.工程文件資料發(fā)放
。1)分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料組統(tǒng)一辦理。
。2)呈送上級單位的工程文件由工程部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。
。3)分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺帳,資料分發(fā)臺帳應(yīng)留存?zhèn)洳椤?/p>
。4)為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的.錯發(fā)現(xiàn)象,圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單或部門,并及時通知檔案資料組;檔案資料組按指定名單發(fā)放工程文件資料。
3.設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定
。1)設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料組按設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。
。2)設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料組歸檔保存,工程結(jié)束后由檔案資料組向設(shè)計院提供全部設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單的復(fù)印件供設(shè)計院編制竣工圖。
三、工程項目各參與方檔案部門職責(zé)
參建單位(總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、承辦單位)應(yīng)按各自的職責(zé),將負(fù)責(zé)承建、承辦的項目文件
材料進(jìn)行收集、積累、整理,按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項目實行總承包的,由總承包單位負(fù)責(zé)對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項目檔案。由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的,由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項目的全部文件。
1.建設(shè)單位各機構(gòu):負(fù)責(zé)對形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期、設(shè)備技術(shù)、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進(jìn)行收集、組織及匯總整理。
2.設(shè)計單位:負(fù)責(zé)對形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計等文件進(jìn)行收集、積累、整理。
3.施工單位:整理現(xiàn)場的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、(竣工圖)、設(shè)計變更、試運行及維護(hù)、工程事故處理文件。
4.監(jiān)理單位:負(fù)責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,特別是對竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。同時向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。
四、聲像檔案管理辦法
1.建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。
2.建設(shè)單位應(yīng)向城建檔案管理機構(gòu)報送的聲像檔案主要有:建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說明。
3.照片檔案應(yīng)符合以下要求:
(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;
(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置;
(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片);
。4)使用數(shù)碼相機拍攝,其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于400萬有效像素(不允許插值)。
4.錄像檔案應(yīng)符合以下要求:
。1)主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn);
(2)需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設(shè)施、消防設(shè)施、水電設(shè)施、保安設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)房、標(biāo)準(zhǔn)層、設(shè)計特色、建筑特色等;
。3)報送第一代素材錄像帶,以及編輯后成品帶或光盤(DVD或以上素質(zhì)的格式)。
文字說明包括:工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計單位、施工
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