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我的文秘工作觀
題記：近日，我利用工作閑暇，將近年來(lái)從事文秘工作的所思所感整理成《我的文秘工作觀》一文。現(xiàn)斗膽曬一曬，所見(jiàn)淺顯，敬請(qǐng)各位雅正！
我的文秘工作觀
黃曉東
轉(zhuǎn)眼間，我參加工作已經(jīng)有整整九年時(shí)間了，這其中有七年時(shí)間是專職從事文秘工作的。從事文秘工作的人很多，各有各的體會(huì)，各有各的方法，不可能千人一面、千篇一律。就我而言，在我腦海中形成了觀點(diǎn)的主要有以下幾點(diǎn)：
我的第一個(gè)觀點(diǎn)是：保持良好心態(tài)，是適應(yīng)文秘工作的前提。境由心生，心態(tài)好，一切都好。鳳凰衛(wèi)視著名財(cái)經(jīng)觀察員吳柯萱說(shuō)：“寫作，如同苦修行。把自己關(guān)起來(lái)幾天，離群索居，不吃不喝，不聞世事。明明蝸居于斗室，卻妄想加入?yún)⑻烀�，青天白露下，渙沙溪水橋頭。”他雖然只提到寫作，推而廣之，文秘工作又何嘗不是如此？這是一項(xiàng)細(xì)活，是累活，有時(shí)還是很“折磨人”的活。而且文秘人員身處中樞機(jī)關(guān)，必然會(huì)遇到各種“成長(zhǎng)的煩惱”，甚至挫折的考驗(yàn)。如果心態(tài)不好，心情不舒暢、煩煩躁躁，工作起來(lái)就會(huì)不順心，不順心就靜不下心，更沉不下心。這恰恰是從事文秘工作的大忌。因此，始終保持豁達(dá)從容的心態(tài)，在成績(jī)面前不得意忘形，在困難面前不畏懼退縮，在挫折面前不消沉失志，對(duì)做好文秘工作非常重要。特別是面對(duì)繁重的工作任務(wù)時(shí)，與其悶悶不樂(lè)、滿腹牢騷，不如開(kāi)開(kāi)心心、快快樂(lè)樂(lè)地接受。 “笑一笑，十年少”，如此不但有利于順利完成任務(wù)，而且有益于身心健康。當(dāng)然，喜怒哀樂(lè)乃人之常情，遇到不如意之事，選擇適合自己的“發(fā)泄”、“放松”辦法，或打打牌，或下下棋，或看看電影，同樣有益身心。
我的第二個(gè)觀點(diǎn)是：準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，比什么都重要。因此，不管是起草講話稿、擬制公文、操辦會(huì)議，還是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，都會(huì)遇到如何正確把握、領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的問(wèn)題。我曾經(jīng)在基層黨委辦公室工作過(guò)，在這方面辦公室當(dāng)時(shí)有一個(gè)好做法，就是要求每個(gè)文秘工作人員，無(wú)論是與領(lǐng)導(dǎo)一起檢查工作、參加會(huì)議，還是領(lǐng)導(dǎo)親自撰寫的文稿，閱讀的各種文件、報(bào)刊的批示、閱示以及對(duì)草擬材料提出的修改意見(jiàn)，都要準(zhǔn)確記錄下來(lái)，適時(shí)進(jìn)行分類整理。我覺(jué)得這一招很實(shí)在、很管用。畢竟，領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)想、主張、意圖，大部分都要通過(guò)言談、批示體現(xiàn)出來(lái)。注意搜集領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)比較零碎的看法、意見(jiàn)等，雖然一時(shí)可能用不上，但它往往是形成領(lǐng)導(dǎo)意圖的重要過(guò)程和內(nèi)容�？臻e時(shí)隨手翻翻這些資料，使用時(shí)就可信手拈來(lái)。此外，遇有自己不明白的事情，要多請(qǐng)示、多匯報(bào)，以便把領(lǐng)導(dǎo)意圖領(lǐng)會(huì)到位，這樣才能做到有的放矢，少做無(wú)用功。
我的第三個(gè)觀點(diǎn)是：在大量的工作面前，記憶力是靠不住的。文秘工作非�，嵥�，而且經(jīng)常是這邊一個(gè)事情還沒(méi)做完，那邊又不斷地接到其他任務(wù)。有時(shí)，一些事情已經(jīng)辦完了，一段時(shí)間后領(lǐng)導(dǎo)又問(wèn)起此事，由于自己記不清，當(dāng)時(shí)又沒(méi)有記錄，以至落得個(gè)“沒(méi)有辦”的結(jié)果。如何防止“漏項(xiàng)”、“缺項(xiàng)”，防止“丟三落四”、“事過(guò)境遷”？我感覺(jué)，最好的辦法就是隨時(shí)準(zhǔn)備紙和筆，“立下字據(jù)”，做好記錄，正所謂“好記性不如爛筆頭”。這樣不僅可以避免忘事，也可以作為備查依據(jù)。比如，領(lǐng)導(dǎo)布置某項(xiàng)工作時(shí)，要盡可能原原本本地記全、記細(xì)。又比如，為了應(yīng)對(duì)文稿起草的緊急任務(wù)，平時(shí)就要眼觀六路、耳聽(tīng)八方，注重通過(guò)各種方式收集資料�！扒蓩D難為無(wú)米之炊”，凝聚“一滴水”往往需要“一桶水”。如果平時(shí)不了解相關(guān)信息，不掌握基礎(chǔ)材料，不做到心中有數(shù)，文稿任務(wù)到來(lái)時(shí)就容易捉襟見(jiàn)肘，想在最短的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)是不可能的，更別說(shuō)拿出精品了。再比如，文件的上傳下達(dá)，發(fā)放會(huì)議通知，該簽字的要簽字，該自己記明情況的要記清，該登記的要及時(shí)登記，不能為了“省事”而減化手續(xù)。尤其是對(duì)辦理過(guò)程較長(zhǎng)的事，涉及多個(gè)部門的事，前后交叉換手的事，以及事過(guò)之后要查的事，更要立據(jù)存底、搞好記錄保存。
我的第四個(gè)觀點(diǎn)是：忽視細(xì)節(jié)，容易既貽時(shí)又誤事。我們常說(shuō)，細(xì)節(jié)決定成敗，粗枝大葉害死人。機(jī)關(guān)事務(wù)是依照法律授權(quán)，以規(guī)定程序進(jìn)行的行政活動(dòng)。任何環(huán)節(jié)出問(wèn)題，都會(huì)直接影響機(jī)關(guān)事務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。比如，各類會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)位置的擺放，誰(shuí)前誰(shuí)后看似細(xì)節(jié)，其實(shí)里面大有學(xué)問(wèn)，處理得好與不好，結(jié)果迥異。因此，對(duì)于文秘工作來(lái)說(shuō)，“小細(xì)節(jié)”可能是“大原則”，把細(xì)節(jié)理順了，方向也就明了，工作運(yùn)行起來(lái)便會(huì)順利一些。如果在細(xì)節(jié)面前抱著無(wú)所謂的態(tài)度，認(rèn)為“可以吧”、“不要緊”、“沒(méi)什么大不了的”，難保不出大問(wèn)題。我剛參加工作時(shí)，就因?yàn)闆](méi)有注重細(xì)節(jié)，有過(guò)一次教訓(xùn)。當(dāng)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)讓我緊急送一份重要材料到某單位主要領(lǐng)導(dǎo)手中，因?yàn)闀r(shí)間緊，我沒(méi)有認(rèn)真檢查。結(jié)果單位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)居然有一張紙是空白頁(yè)，讓我要重新打印后再報(bào)送。本是為了圖快、圖方便，結(jié)果反倒還耽擱了時(shí)間、影響了效率。此事讓我長(zhǎng)了不少記性，之后送文稿時(shí)，不管有多急，我都要翻一翻，看看有沒(méi)有頁(yè)碼錯(cuò)誤等問(wèn)題。實(shí)踐證明，重視細(xì)節(jié)，可為文秘工作起“錦上添花”之效。比如，送給領(lǐng)導(dǎo)的文稿排版要力求美觀、漂亮，裝訂要平整，讓人看得“順眼”、覺(jué)得“舒服”。如此，即便內(nèi)容上質(zhì)量不那么高，也比較容易通過(guò)。反之，如果花了很多精力起草一個(gè)文件，內(nèi)容上質(zhì)量比較高，但因?yàn)檠b訂歪歪斜斜，或者送簽時(shí)紙張上有污點(diǎn)，結(jié)果也可能被打回重搞�？傊�，我覺(jué)得在辦文、辦會(huì)、辦事過(guò)程中，必須重視小事、關(guān)注細(xì)節(jié)，嚴(yán)之又嚴(yán)、細(xì)之又細(xì)、慎之又慎，凡事要多想一想、看一看、問(wèn)一問(wèn)，反復(fù)考量、反復(fù)斟酌，這樣才能有效地提升工作的品位與質(zhì)地。
我的第五個(gè)觀點(diǎn)是：精誠(chéng)合作，才能真正聚合“正能量”。暢銷書《包容的智慧》指出：“工作時(shí)，必須與很多人互動(dòng)、合作，所以一定要與人和樂(lè)相處，不可有我無(wú)人。懂得敬業(yè)樂(lè)群的人，人生才能一帆風(fēng)順�！备晒ぷ饕椭C，做文秘工作更要講和諧。因?yàn)槊貢ぷ魃婕胺椒矫婷�，僅靠一己之力，是難以完成任務(wù)的。而且，文秘人員本身就是做協(xié)調(diào)工作的，如果不和諧，協(xié)調(diào)就難了。比如，領(lǐng)導(dǎo)講話稿往往涉及到不僅一個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容，組織會(huì)議、籌備活動(dòng)，就連收集整理資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字也牽扯到許多部門，等等。這就需要同事的相互配合，需要與其它部門的同志一起合作。特別是籌備事關(guān)全局的大型會(huì)議和活動(dòng)，更需要多方聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)、整體推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)工作上的有效“對(duì)接”。這方面，去年我在參與贛南蘇區(qū)振興發(fā)展工作中就有深刻的體會(huì)。當(dāng)時(shí)臨時(shí)甚至深夜要求報(bào)材料數(shù)據(jù)或開(kāi)調(diào)度會(huì)，是一種常態(tài)。如果沒(méi)有大家的支持和配合，很多工作就難以及時(shí)完成。因此，與處室、同事相處也好，與部門打交道也好，文秘工作人員要多些溝通、少些命令，多些大氣、少些怨氣，多些理解、少些誤解，才能真正聚合“正能量”。
我的第六個(gè)觀點(diǎn)是：善作不如善改，好文章都是改出來(lái)。文秘文秘，文在前，秘在后。這個(gè)觀點(diǎn)，我主要是針對(duì)公文寫作來(lái)說(shuō)的�！拔恼虏粎挵倩馗摹�，對(duì)于公文而言，更是如此。在黨委辦、政府辦工作的人都知道，大部分公文首先由部門代擬，學(xué)會(huì)改公文，在某種意義上比寫公文更重要。毛澤東就是一位修改公文的“高手”，他對(duì)每一篇公文，從內(nèi)容到形式，從字、詞、句到篇章，都千錘百煉、精益求精。有一位領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)對(duì)我說(shuō)：“作文如同制陶，制陶工序雖然繁瑣，但大致可以簡(jiǎn)化為做粗坯子和打磨兩大方面”。打磨刨光，即修改完善。如何修改公文？我體會(huì)，文成于思，從立意到語(yǔ)言、從語(yǔ)言到篇章，都要一絲不茍、反復(fù)推敲。首先從內(nèi)容上修改錘煉，看看有沒(méi)有和法律法規(guī)政策不相符的地方，主題有沒(méi)有扣緊，道理有沒(méi)有講透，措施有沒(méi)有講足。其次從框架上修改錘煉，看看結(jié)構(gòu)有沒(méi)有環(huán)環(huán)相扣，部分與部分、段與段之間邏輯順序是否清晰。最后從語(yǔ)言上修改錘煉，公文區(qū)別于散文、詩(shī)歌的最大特點(diǎn)是，在于其用詞造句的鮮明性。也就是說(shuō)，公文寫作不能含糊其詞，不能模棱兩可，而是要把觀點(diǎn)、思想表達(dá)得更為準(zhǔn)確、更為突出。修改過(guò)程中，不少人都有一個(gè)習(xí)慣，就是充分利用互聯(lián)網(wǎng)，看看別人怎么說(shuō)，提法對(duì)不對(duì)，搭配準(zhǔn)不準(zhǔn)。我認(rèn)為這個(gè)方法很奏效，正如坊間所言，“知之為知之，不知百度知”，網(wǎng)上搜索常常給文稿起草者帶來(lái)“豁然開(kāi)朗”之感。
以上“六個(gè)觀點(diǎn)”是我對(duì)文秘工作的幾點(diǎn)淺見(jiàn)，也算是對(duì)近年來(lái)工作的小結(jié)，以“給自己一個(gè)交待”。實(shí)際上，千觀點(diǎn)萬(wàn)觀點(diǎn)，不如自己動(dòng)手操練�！安偾簦^千劍而識(shí)器”，不怕吃苦、多學(xué)多練，方為做好文秘工作的上上策。
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