秘書工作分類新說

秘書工作分類新說
　　
　　口王林
　　
　　當(dāng)代秘書學(xué)作為一門學(xué)科產(chǎn)生、發(fā)展已有一定時(shí)間了。然而，目前從秘書學(xué)科的角度對(duì)秘書工作作科學(xué)、合理的分類，還是擺在學(xué)術(shù)界面前的一個(gè)重要問題。目前存在的主要問題是：其一，對(duì)秘書工作的分類沒有出現(xiàn)學(xué)術(shù)界普遍認(rèn)同的方法；其二，秘書工作分類標(biāo)準(zhǔn)多樣化，不科學(xué)；其三，各種分類方法存在于各種版本的教材中。這種情況極大地阻礙了秘書學(xué)理論研究、秘書人才的培養(yǎng)以及秘書工作的開展。對(duì)秘書工作加以分類是秘書學(xué)研究中的一個(gè)基本問題。只有確立了科學(xué)的分類方法，對(duì)秘書工作進(jìn)行合理的分類，才能推動(dòng)秘書學(xué)研究的深入，適應(yīng)秘書本科教育的需要。
　　
　　一、目前學(xué)術(shù)界代表性的秘書工作分類方法及存在問題
　　
　　秘書學(xué)作為一門新興學(xué)科，雖然產(chǎn)生的時(shí)間相對(duì)于其他學(xué)科較晚，但是學(xué)術(shù)界對(duì)于秘書學(xué)的研究已經(jīng)全面鋪開。秘書工作的分類作為學(xué)科中一個(gè)最基本的問題，學(xué)術(shù)界一直在研討。對(duì)于秘書工作的分類及論述主要集中在各種版本的教材中，因此本文對(duì)此問題的討論也以各教材的觀點(diǎn)為對(duì)象。另外，在選取教材時(shí)還注意了兩個(gè)問題：一是考慮到秘書學(xué)科的時(shí)代性特點(diǎn)，選取的主要是出版時(shí)間較晚的教材；二是主要選取使用率較高、影響較大的教材。這些教材對(duì)于秘書工作分類的論述存在的問題可以概括為以下幾個(gè)方面：
　　
　　第一，將秘書職能與秘書工作內(nèi)容混為一談。如《秘書學(xué)》（方國(guó)雄、方曉蓉，高等教育出版社，2003年8月版）第二章的標(biāo)題是“秘書職能范疇”，內(nèi)容卻主要是對(duì)秘書各項(xiàng)工作的詳細(xì)論述；又如《書學(xué)概論》（張同欽，暨南大學(xué)出版社，2006年1月版）講述秘書日常事務(wù)職能，內(nèi)容主要包括接待、日程安排等。這些教材將工作內(nèi)容與秘書職能視為同一概念，將具體的秘書工作看作秘書工作職能。一般來講，秘書工作內(nèi)容指秘書所作的工作，這在理解上不會(huì)出問題。問題出在對(duì)職能一詞含義的準(zhǔn)確把握上。職能的意思是事物、機(jī)構(gòu)本身具有的功能或應(yīng)起的作用。職能與工作內(nèi)容是不同的，從完成主體來講，工作內(nèi)容既可以是個(gè)體也可以是集體，職能的實(shí)現(xiàn)主體主要是集體。因此，可以講秘書機(jī)構(gòu)的職能，而不能說秘書的職能。從指向性講，工作內(nèi)容的實(shí)施主體是具體的、可視的，職能則是泛化的、概括性的，是幾種具體工作內(nèi)容功能和作用的總括。例如，我們可以說秘書工作的職能是輔助領(lǐng)導(dǎo)，要實(shí)現(xiàn)這種職能需要完成信息、會(huì)務(wù)、文書等多種具體工作。
　　
　　第二，各種工作分類概念不清，互有交叉。如《秘書學(xué)概論教程》（楊樹森，安徽大學(xué)出版社，2008年9月版）第七章秘書工作的內(nèi)容中將秘書工作分為政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作三類。這種分類法有概念不清的問題。要科學(xué)分類必須從政務(wù)、業(yè)務(wù)、事務(wù)的基本含義人手。《現(xiàn)代漢語大詞典》對(duì)“政務(wù)”的解釋為，行政事務(wù)，泛指國(guó)家的管理工作。而《現(xiàn)代漢語大詞典》對(duì)“行政事務(wù)”的解釋是，國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體內(nèi)部的日常管理事務(wù)與各項(xiàng)服務(wù)。如收發(fā)文檔、辦文辦會(huì)、接待來賓、收支買辦、車輛、安全、福利、衛(wèi)生等方方面面的日常工作都是行政事務(wù)。由此來看，政務(wù)工作實(shí)際上是事務(wù)工作的一個(gè)方面，事務(wù)工作中包含政務(wù)工作。政務(wù)工作不同于行政工作，行政工作是執(zhí)掌政權(quán)，屬于管理工作。秘書工作有輔助管理的方面，將具有輔助管理內(nèi)容的秘書工作歸納為政務(wù)工作有失偏頗。政務(wù)工作說到底還是行政事務(wù)工作�！冬F(xiàn)代漢語大詞典》對(duì)“業(yè)務(wù)”的解釋是，本行業(yè)、本職務(wù)的事務(wù)、專業(yè)工作。推演到秘書業(yè)務(wù)工作，是指秘書行業(yè)本職的事務(wù)工作和秘書專業(yè)工作，由此看來，秘書工作的各種內(nèi)容都可以看作業(yè)務(wù)工作。簡(jiǎn)單將秘書工作中技術(shù)性較強(qiáng)的部分劃分為秘書業(yè)務(wù)工作，有忽視秘書其他工作技術(shù)性的嫌疑，實(shí)際上就連秘書工作中的接打電話也有特定要求，需要掌握相關(guān)知識(shí)、技能�！冬F(xiàn)代漢語大詞典》對(duì)“事務(wù)”的解釋是，一、要做的或者所做的事情；二、世事、社會(huì)情況；三、總務(wù)，機(jī)關(guān)單位的行政雜務(wù)。四、單純而瑣碎的具體工作。有些教材從秘書工作中分出事務(wù)工作類，應(yīng)是取其第四種意思。綜合考察秘書的各項(xiàng)工作均具有瑣碎的特點(diǎn)，所以不能將某些工作簡(jiǎn)單劃分出去。
　　
　　第三，工作內(nèi)容簡(jiǎn)單例舉。如《秘書學(xué)概論》（陸喻芳，復(fù)旦大學(xué)出版社，2006年7月版）將秘書工作分為日常工作、信息與調(diào)查研究、寫作與文書處理等類別。這種機(jī)械的劃分方法不僅缺乏應(yīng)有的歸類，還人為割裂了各種工作之間的聯(lián)系。比如，信息工作很大程度上是包含在日常工作中的，會(huì)務(wù)工作是信息的主要來源之一，而文書的撰寫與信息、調(diào)研有密不可分的關(guān)系。又如張同欽《秘書學(xué)概論》中將秘書工作分為日常職能、專項(xiàng)職能、特別授權(quán)職能、深層職能等。這種分類法，一是將各種秘書工作簡(jiǎn)單例舉，教材中涉及的工作類別有十幾項(xiàng)，缺乏理論概括；二是隨意地選用分類標(biāo)準(zhǔn)，類別內(nèi)的內(nèi)容常不屬同一層面。按日常職能、專項(xiàng)職能、特別授權(quán)職能、深層職能幾方面來劃分秘書工作類別，存在邏輯問題，因?yàn)檫@些不屬同一層面概念，更不屬同一分類標(biāo)準(zhǔn)。簡(jiǎn)單的工作內(nèi)容羅列劃分法是最不會(huì)出問題的方法，但是會(huì)給學(xué)生系統(tǒng)學(xué)習(xí)理論帶來困難，不利于學(xué)生掌握理論，同時(shí)也阻礙了理論研究的進(jìn)一步深入。二、秘書工作分類必須解決的幾個(gè)問題
　　
　　秘書工作屬于綜合性工作，涉及組織和領(lǐng)導(dǎo)工作的各個(gè)方面，組織和領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容又處于不斷變化中，這給秘書工作準(zhǔn)確、合理的分類帶來了難度。另外，影響秘書工作分類的因素較多，某些影響因素還處于不斷的變化中，如時(shí)代因素、組織性質(zhì)因素、組織規(guī)模因素等。要對(duì)秘書工作作合理分類，筆者認(rèn)為必須解決以下問題。
　　
　　第一，秘書工作分類的立足點(diǎn)問題。對(duì)秘書工作進(jìn)行科學(xué)分類首先要解決分類的立足點(diǎn)問題，即對(duì)秘書工作進(jìn)行分類，是從秘書學(xué)科的角度出發(fā)還是從秘書的工作內(nèi)容出發(fā)。從目前已有的各種分類情況看，大多分類法是從秘書工作的內(nèi)容出發(fā)的，包括對(duì)工作內(nèi)容的概括分類和詳細(xì)例舉兩種。因?yàn)槊貢�工作的�?nèi)容處在不斷變化中，總體趨勢(shì)是工作內(nèi)容越來越多，因此這種分類方法會(huì)使秘書工作分類處于不斷的變化中，而且工作類別會(huì)不斷增加。因此，對(duì)秘書工作分類要站在秘書學(xué)學(xué)科的立場(chǎng)上進(jìn)行。
　　
　　第二，廣義的秘書工作與狹義的秘書工作問題。廣義秘書工作和狹義秘書工作的劃分源于秘書概念有廣義和狹義之分。廣義的秘書是指秘書是領(lǐng)導(dǎo)人的助手，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作，在領(lǐng)導(dǎo)身邊為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的人員；狹義的秘書是指為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人提供綜合服務(wù)、輔助管理的人員。筆者認(rèn)為區(qū)分廣義和狹義秘書概念的基本依據(jù)有二：一是看秘書是否從事秘書業(yè)務(wù)工作。通俗地講，秘書從事的工作內(nèi)容是否對(duì)專業(yè)技術(shù)有要求，是否需要系統(tǒng)學(xué)習(xí)和訓(xùn)練；二是秘書所從事的工作內(nèi)容是否與其他行業(yè)、專業(yè)有交叉。例如，毛澤東“五大秘書”中的胡喬木、葉子龍、陳伯達(dá)所從事的工作主要與輔助決策有關(guān)，田家英主要從事日常工作，這四人從事的工作可以看作是秘書的業(yè)務(wù)工作。江青主要是照顧其生活起居，其工作內(nèi)容則不能看作秘書業(yè)務(wù)工作。秘書也會(huì)涉獵經(jīng)濟(jì)、法律、公關(guān)類工作，但是這些工作屬于特定行業(yè)，秘書不會(huì)做得很專業(yè)，也不能看作秘書業(yè)務(wù)工作。組織、領(lǐng)導(dǎo)的工作是綜合性的，秘書在處理這些工作的過程中均需輔助、服務(wù)，不可將每一項(xiàng)都視作秘書業(yè)務(wù)工作。因此，筆者認(rèn)為秘書工作的分類主要是對(duì)秘書狹義工作的分類。
　　
　　第三，秘書工作與秘書機(jī)構(gòu)工作問題。這里需要說明的是：一是不能把秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有工作都視為秘書工作（業(yè)務(wù)工作）。秘書工作雜亂、繁瑣，內(nèi)容較多，站在學(xué)科的立場(chǎng)上，不能把每一項(xiàng)工作都看作秘書工作，如辦公環(huán)境的整理，這類工作不同行業(yè)、規(guī)模、性質(zhì)的辦公機(jī)構(gòu)均需要，而且各類辦公機(jī)構(gòu)從事此項(xiàng)工作的目的基本是同一的。二是不能把秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有人員均視作秘書人員。只有從事秘書業(yè)務(wù)工作或相關(guān)工作的人員才可以視作秘書人員。三是一些特定機(jī)構(gòu)不能視為學(xué)科領(lǐng)域的秘書機(jī)構(gòu)。如各級(jí)政府所設(shè)的機(jī)關(guān)事務(wù)管理局，其職能主要是為機(jī)關(guān)提供后勤保障，不屬于秘書業(yè)務(wù)范疇，因此不能視作秘書機(jī)構(gòu)。
　　
　　三、對(duì)秘書工作分類的設(shè)想
　　
　　依據(jù)上文所述，(m.panasonaic.com)對(duì)秘書工作分類須遵循以秘書學(xué)科為立足點(diǎn)，對(duì)秘書狹義工作分類的原則。秘書學(xué)的學(xué)科特點(diǎn)具有綜合性，其中對(duì)秘書學(xué)影響最大的是管理學(xué)科，管理學(xué)是秘書學(xué)科產(chǎn)生的基石，秘書工作的主要內(nèi)容是輔助管理，語言文字是秘書從事工作的手段、工具。秘書工作分類也須從秘書產(chǎn)生的根源談起。秘書的產(chǎn)生源于領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。領(lǐng)導(dǎo)的工作是決策、宏觀管理，秘書狹義的工作內(nèi)容主要是輔助決策、輔助管理。因此，我們可以將秘書工作分為以下三類：
　　
　　第一類是輔助決策類工作。工作內(nèi)容包括：調(diào)查研究、信息工作、議案建議、參謀咨詢等。
　　
　　第二類是輔助管理類工作。工作內(nèi)容包括：文書工作、會(huì)議組織、協(xié)調(diào)工作、檔案管理等。
　　
　　第三類是事務(wù)管理類工作。工作內(nèi)容包括：日程安排、接打電話、接待工作、印章管理等。
　　
　　另外，有些教材還談到秘書的資料工作、保密工作、談判、公關(guān)、信訪工作。筆者認(rèn)為，資料工作是信息工作的一部分，保密應(yīng)是秘書工作的注意事項(xiàng)，不屬于工作內(nèi)容；而談判、公關(guān)、信訪工作應(yīng)屬于廣義的秘書工作。
　　
　�。ㄗ髡邌挝唬禾粕綄W(xué)院文法系）

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