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##大學學生會檔案管理制度

時間:2023-02-24 17:33:24 規(guī)章制度 我要投稿
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##大學學生會檔案管理制度

大學學生會檔案管理制度

##大學學生會檔案管理制度

檔案工作是校學生會工作連續(xù)性,有序性的有力保障,為實現(xiàn)工作的正規(guī)化,特制定此項制度,以提高工作效率和工作質量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料,是校學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。

2、校學生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理,秘書處監(jiān)督管理,每一學期各部門將進行一次檔案清理,將有關資料歸檔備案。

3, 校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。

4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料,必須一式兩份辦公室處存檔,以備查找。

5. 檔案形式要求:對于各部文檔案,應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,CD,VCD等介質,向辦公室索取檔案帶,待總結完后一并上繳。

6. 檔案上繳日期:在該項活動結束后一周內。

7. 檔案上交時由辦公室簽收。

二,檔案內容要求:

(一)人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑒定,以及其它有關材料,由主席團負責考察記錄。

      l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案,由有關個人及部門填寫。

      2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定,一式三份,每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院,作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據(jù)之一。

      3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定,由學校有關部門存入該學生檔案。

   (二)工作檔案 包括校學生會工作目錄,各部門工作檔案,上級及外單位來文以及其它有關檔案,由辦公室整理保管。

      l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記,按日期順序記錄,并標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。

      2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結等認真詳實地加以記載,由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。

        (三)財務檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關票據(jù)、表格等,由主席團負責,定期檢查,詳見財務制度。

   (四)活動檔案

      1、活動檔案內容包括活動企劃書;活動籌備情況;活動及進程結果;活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

      2、 活動結束后由主辦部門及時寫出工作總結,并與以上材料一起及時辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

1,查閱要求:

1)        各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關文件,但不得將有關文件作非工作之用。

2)        各部門借閱文件后,應保持文件的完整、清潔,不得在文件上亂涂亂寫,并且應該及時歸還,若有遺失應做出書面檢討,主席團會做出相應的警告、批評。

3)        查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱及檔案號。

4)        認真填寫索檔單,并由部長以上簽名。

5)        各部在指定時間辦理查檔手續(xù),并同時告知辦公室歸還日期。

6)        檔案閱畢后請及時歸還,過期不還辦公室有權進行查詢并作相應處理。

2、借閱手續(xù):

(1) 借閱檔案必須有證明,由主席團授權后方可借閱,沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記,登記時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。

(2)借閱檔案應辦理登記手續(xù)(包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人),做到責任落實到個人。

 (3)借閱時間不得超過一周(主席團同意除外),延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。

 (4)復制文件必須征得主席團的同意。

8、外單位借閱校學生會工作檔案的,需向團委提出書面申請,并經(jīng)主席簽字同意后方可,

秘書處的對外借檔案應做好外借登記(包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員),外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。

 

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