司法局關(guān)于全市公證質(zhì)量檢查工作的報告

    甘肅省司法廳:
    為了切實提高和保障公證質(zhì)量，規(guī)范公證業(yè)務(wù)，根據(jù)《甘肅省司法廳關(guān)于開展全省公證質(zhì)量檢查工作的通知》精神，市司法局于11月1日起組織對金昌市公證處和永昌縣公證處2002年以來的公證質(zhì)量進行了一次全面檢查。本次檢查依據(jù)《公證程序規(guī)則》及相關(guān)法律法規(guī)，對照中國公證員協(xié)會的公證質(zhì)量標準，緊緊圍繞真實性、合法性、程序化、規(guī)范化四個主要方面展開，重點集中在證據(jù)保全、不動產(chǎn)事務(wù)、遺囑繼承贈與等民事、強制執(zhí)行、涉外涉港澳臺等五類公證事項。檢查分兩個階段進行，11月1日到15日是各公證處自查階段，采取承辦公證員自查、各公證員交替互查、全處集中評查等方式，在此基礎(chǔ)上公證處得出綜合檢查結(jié)論并上報市司法局公證律師管理科；11月16、17日是各地區(qū)檢查階段，由主管副局長帶隊，在市、縣公證處之間組織兩次互查。
    一、基本情況
    金昌市公證處2002年以來共辦理各類公證6349件，其中證據(jù)保全、不動產(chǎn)事務(wù)、遺囑繼承贈與等民事、強制執(zhí)行、涉外涉港澳臺等五類公證1561件。在本次公證質(zhì)量檢查中，重點檢查民事經(jīng)濟類公證共526件，其中民事公證425件，經(jīng)濟公證101件，經(jīng)統(tǒng)計：合格證為521件，占總數(shù)的95.3％；基本合格證25件，占總數(shù)的4.7％；未發(fā)現(xiàn)不合格證。重點檢查涉外涉港澳臺公證共262件，合格證257件，占總數(shù)的98.1％；基本合格證5件，占總數(shù)的1.9％；未發(fā)現(xiàn)不合格證。另外，該處還在全處集中評查中通過民主評議評出優(yōu)秀卷4件，對承辦公證員給予了獎勵。
    永昌縣公證處2002年以來共辦理各類公證373件，其中民事類117件，經(jīng)濟類256件。本次公證質(zhì)量檢查全面檢查了所有辦結(jié)案卷。經(jīng)統(tǒng)計，合格證為373件，占總數(shù)的100％；未發(fā)現(xiàn)不合格證。
    在檢查中，市司法局和兩級公證處采取承辦公證員匯報自查結(jié)果、填寫“質(zhì)量檢查閱卷筆錄”、座談檢查體會等多種方式，找出實踐工作中存在的問題，大家?guī)椭�提出改進意見。公證員們還利用這次檢查提供的交流機會，研究和探討了一些公證理論熱點和實踐難點，如能否提供刑事訴訟證據(jù)保全公證、遺囑公證如何達到保密要求等等，從而提高了自身的業(yè)務(wù)水平。
    綜上，本次公證質(zhì)量檢查通過全面自查和地區(qū)互查，重點檢查了市、縣兩級公證處各類公證事項辦結(jié)案卷1161件，合格與基本合格率達到100％。我市公證人員確能堅持真實、合法、程序、規(guī)范的公證原則，辦理公證時嚴格審查、認真把關(guān)，保證了公證質(zhì)量。
    二、存在的問題
    1．存在輕視實體與程序其中一方的工作誤區(qū)。一些公證員在辦證時，或因事項簡單而不仔細詢問、理順法律關(guān)系，或一味追求事實準確無誤而忽視公證程序要求。
    2．談話筆錄制作水平有待進一步提高。如談話不能緊扣主題、切準要害，談話內(nèi)容缺乏“告知義務(wù)”內(nèi)容，談話針對性不強，談話文字書寫不規(guī)范等。
    3．個別公證卷宗制作有瑕疵，如缺乏次要證據(jù)、《受理通知書》，公證書無頁碼，公證書出證日期與審批日期不一致等。
    4．具體辦證中把關(guān)不嚴的問題時有出現(xiàn)，特別是現(xiàn)場監(jiān)督類公證，由于申請單位的原因，往往導致先公證后補相關(guān)材料。
    5．檔案管理方面存在安全隱患，沒有專用保險柜，遺囑等保密卷宗存放不安全，安全措施不完備。
    6．限于實踐操作困難，大部分案卷無法做到收費憑證入卷，公證處一般采用變通辦法，僅將發(fā)票號碼抄錄在案卷中。
    三、改進措施
    針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，我們爭取能糾正的，及時糾正；對目前無法補救的，如大量案卷缺少受理通知書等，將之納入公證處內(nèi)部制度建設(shè)解決，在今后工作中注意改進。同時，還提出一些具體的改進措施：
    1．進一步加強政治理論和業(yè)務(wù)知識的學習，充分認識公證工作的重要作用，提高公證人員的素質(zhì)。
    2．堅持高標準、嚴要求，嚴格執(zhí)行公證質(zhì)量標準，落實各項規(guī)章制度，及時查漏補缺，力爭今后公證質(zhì)量實現(xiàn)新的突破。
    3．完善工作制度、健全工作程序，要抓緊制訂檔案管理等業(yè)務(wù)制度。
    4．改善辦公條件，增加防盜、防火等安全設(shè)施和保密設(shè)施。
    5．樹立市場意識，宣傳公證業(yè)務(wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。
    二〇〇四年十一月十八日

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